請求書作成から発行/入金消込するための初期設定

請求QUICKでの請求書処理は、大きく分けて請求書の作成と発行、取引先からの入金確認と入金消込、そして、会計ソフトに読み込ませるための仕訳データの作成があります。
この記事では、請求書の作成から発行までに必要な基本項目の設定、入金消込のための設定、仕訳データを作成するための設定について解説します。

参照
請求QUICKで請求書の作成から仕訳データ作成までおこなう流れについては「請求QUICKで請求書作成/入金消込する流れ」を参照してください。


複数人で請求QUICKを使う場合のユーザー登録や承認・発行経路の設定については「複数人で請求QUICKを利用する場合の初期設定」を参照してください。

 

基本項目を設定する

請求書に印字される自社の情報や、請求書発行の際に取引先に送信するメール文面など、請求QUICKを利用するにあたっての基本的な項目を設定します。

自社情報の基本登録

はじめに自社の情報を登録します。

1.画面右上の歯車アイコンをクリックし、左側の[自社情報]をクリックします。
自社情報の設定画面が表示されます。_______.png

 

 

2.自社の基本情報を入力します。
各項目の詳細は、以下の表を参照してください。

基本情報の設定項目 設定内容
会社名・屋号 自社の社名や屋号を入力します。
請求書に印字されるほか請求書を送付するメールや督促メールの文面にも自動挿入されます。
役職/代表者 自社の代表者の肩書と名前を入力します。
[請求書に印字する]にチェックをしておくと、請求書の自社名の下に印字されます。また、督促メールの文面にも自動挿入されます。
連絡先 請求書を送付するメールの文面に自動挿入される自社の連絡先の設定項目です。
 TEL 請求書とメールの文面に自動挿入できる電話番号を入力します。
 FAX 請求書とメールの文面に自動挿入できるFAX番号を入力します。
メールアドレス
Cc/Bcc
メールのCc/Bccに追加されるメールアドレスを設定します。
1.Ccの[∨]をクリックしてCcかBccかを選択します。
2.右側の入力欄にメールアドレスを入力します。
メールアドレスが正しいか確認するため、メールの送信テストをおこなうこともできます。
所在地 請求書の印字と、郵送代行の送り主になる所在地を設定します。
 郵便番号 郵便番号を入力します。
入力欄に郵便番号を入力し[検索]ボタンをクリックすると、対応する都道府県と市区町村番地が自動入力されます。
 都道府県 所在地を入力します。
 市区町村番地 所在地を入力します。
 建物 所在地を入力します。

 

3.画面右下の[保存]ボタンをクリックします。
「修正内容を保存しました」と表示され、設定した内容が登録されます。__________.png

______________.png

注意
[保存]ボタンをクリックせずにタブを切り替えると、基本情報タブで設定した内容は登録されません。

 

請求書の設定

続いて、請求書の設定を行います。

1.自社情報の設定画面の[請求書設定]タブをクリックします。
請求書設定画面が表示されます。____________.png



 

2.請求書の設定を入力します。
各項目の詳細は、以下の表を参照してください。

請求書の設定項目 設定内容
請求書番号 請求書の右肩に印字される請求書番号の書式を設定します。
敬称・件名・日付 請求書に印字される取引先の敬称と件名、日付の書式を設定します。
 敬称(既定) 請求書に印字される敬称の初期値を設定します。「御中」「様」「なし」から選択します。
 件名 請求書に件名を印字するかどうかの初期値を設定します。
 年度開始月 自社の年度開始月を設定します。請求書の発行予約機能を使う際に影響します。

【参照】
年度開始月の詳細は「年度開始月を変更する」を参照してください。
 年表記(既定) 請求書に印字する年号表記の初期値を設定します。「西暦」「和暦」のいずれかを選択します。
内訳 請求書の明細として選択できる[内訳]の設定項目です。

【参照】
内訳の詳細は「内訳を登録する」を参照してください。
 消費税の計算方法 請求書の消費税の計算方法を設定します。

【参照】
消費税の計算方法の詳細は「請求書の消費税計算方法を登録する」を参照してください。
 外税・内税の設定 「外税」「内税」「対象外」のいずれかを選択します。
 消費税の端数処理 自動計算される消費税額の端数処理を設定します。「切り捨て」「四捨五入」「切り上げ」のいずれかを選択します。
プロジェクト 請求書をプロジェクトと紐づける場合は[請求書でプロジェクトを利用する]をチェックしてください。

【参照】
プロジェクトの詳細は「プロジェクトを登録する」を参照してください。
支払期限 請求書の支払期限の初期値を設定します。「支払サイトによる自動設定」「期限日数による自動設定」「都度入力」のいずれかを選択します。

【参照】

詳細は「支払期限の基本設定を変更する」を参照してください。
振込先口座 取引先からの振込口座を設定します。
 振込先口座 請求書に振込先として印字される口座を設定します。
口座を登録すると振込先口座(請求書印字用)が更新されます。
 振込先口座(請求書印字用) 請求書に振込先欄に印字される文面を入力します。
請求書備考 請求書の備考欄に印字される文面を設定します。請求書作成時に請求書ごとに変更できます。
ロゴ・印影 請求書に印刷するロゴと社印の印影を設定します。ロゴと印影の画像ファイルを登録します。

【参照】
詳細は「請求書に印刷するロゴと印影を設定する」を参照してください。
 封筒のスタンプ画像 請求書を郵送代行で送付する際に封筒表面に印字されるスタンプです。「なし」「請求書在中」「重要書類在中」のいずれかを選択します。
レイアウト 請求書に印字される社印の印影の位置や、郵送代行で送付する際の折り目マークの有無を設定します。

【参照】
詳細は「請求書のレイアウトを変更する」を参照してください。

 

3.画面右下の[保存]ボタンをクリックします。
「修正内容を保存しました」と表示され、設定した内容が登録されます。

注意
[保存]ボタンをクリックせずにタブを切り替えると、請求書設定タブで設定した内容は登録されません。

 

メール文面の設定

続いて、自社情報の[メール文面]タブにてメール文面のテンプレートを編集します。請求QUICKには、請求書の送付や入金の督促など様々な場面で取引先にメールを送る機能があります。それぞれのメールの文面はあらかじめ請求QUICKで準備されており、「請求書の件名」や「発行元の担当者」などのキーワードが自動入力されるよう設定されています。 このメール文面のテンプレートは編集することができます。

参照
メール文面のテンプレート設定の詳細は「メール文面のテンプレートを設定する」をご確認ください。

 

メール設定

続いて、自社情報の[メール設定]タブで請求QUICKのメール設定をおこないます。承認ワークフローのステータスをメールで通知するかどうか、請求書のPDFファイルを添付して取引先にメールで送信する際に添付ファイルにパスワードを付与するかどうか、請求QUICKから送信するメールの差出人の情報(ニックネーム、メールアドレス)を設定できます。

参照
メールの差出人設定の詳細は 「メールの差出人、ドメインを設定する」をご確認ください。

 

入金消込のための設定をする

請求QUICKでは、請求書と口座に入金された情報を突き合わせて消込みすることができます。
金額や振込名義人の情報から請求 QUICK が請求書と口座への入金を自動でマッチングするので、かんたんに消込業務をおこなえます。
入金消込機能を利用するために必要な初期設定について解説します。

 

口座を登録する

入出金データを取り込むための銀行口座を登録します。口座の登録は「自動口座登録」と「手動口座登録」の2つの方法があります。自動口座登録した口座は、オンラインバンキングの入出金データを請求QUICKに自動取り込みする「自動明細取得」機能が使えます。
この記事では自動口座登録の手順をご説明します。

補足
自動口座登録機能を使って口座を登録する場合は、以下のデータが必要です。
・銀行名または銀行コード
・支店コード
・口座番号
・オンラインバンキングの認証情報(ID,パスワードなど)

 

参照
手動で入出金データを登録する手動口座の登録方法は「口座を登録する」をご確認ください。

請求QUICKの自動明細取得機能の対応金融機関は「自動明細取得に対応している金融機関はどこですか?」を参照してください。

 

1.画面右上の歯車アイコンをクリックし、左側の[口座]をクリックします。請求QUICKに登録されている口座の一覧画面が表示されます。______.png

 

 

2.画面右上の[自動口座登録]ボタンをクリックします。
検索画面が表示されます。_______.png



 

3.検索画面で、登録する口座の銀行コードか銀行名を入力します。
条件が一致する銀行名と銀行コードが表示されます。____________.png

 

 

4.「銀行コード:〇〇〇〇、銀行名:■■■銀行で口座登録を行いますか」というメッセージ画面が表示されます。[OK]ボタンをクリックします。
各銀行のオンラインバンキングの認証画面が表示されます。必要な情報を入力して認証を行います。

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5.認証完了後、金融機関APIとの連携画面が表示されます。[口座連携する]ボタンをクリックします。

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6.口座連携が完了すると請求QUICKに戻り、口座編集画面が表示されます。
主要な入力項目や入金消込に関する項目は以下の表を参照してください。

設定項目 設定内容
管理No. [手動で設定する]をチェックすると入力できるようになります。内訳ごとに重複しない番号を入力します。[手動で設定する]のチェックを外しておくと、請求QUICKが自動付番します。
銀行コード 銀行コードを入力します。
口座連携すると自動で登録されます。
銀行名 銀行名を入力します。
口座連携すると自動で登録されます。
支店コード 支店コードを入力します。
口座連携すると自動で登録されます。
支店名 支店名を入力します。
口座連携すると自動で登録されます。
口座種別 「普通」「当座」のいずれかを選択します。
口座連携すると自動で登録されます。
口座番号 口座番号を入力します。
口座連携すると自動で登録されます。
口座名義人 口座名義人を入力します。
表示名 口座一覧画面での表示名を設定します。
初期値は[銀行名][支店名][口座種別][口座番号]が設定されます。[手動で設定する]にチェックすると、自由に入力できます。

 

参照
口座登録の入力項目の詳細については「口座を登録する」を参照してください。

 

7.[登録]ボタンをクリックします。
口座が登録され、口座の詳細画面が表示されます。
自動口座登録された口座は、口座名の末尾に「自動」と表示されます。_______.png

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自動消込に必要なデータを登録する

請求QUICKは請求と入金明細を突き合わせするときに金額だけでなく、取引先名や入金明細の摘要も利用します。
自動消込機能を利用するため、顧客となる取引先や請求書に記載する内訳のデータをあらかじめ請求QUICKに登録してきます。

取引先を登録する

取引先のデータを登録します。

1.画面右上の歯車アイコンをクリックし、左側の[取引先]をクリックします。
取引先の一覧画面が表示されます。______.png



 

2.取引先の一覧画面右上の[作成]ボタンをクリックします。
取引先作成画面が表示されます。取引先の基本情報を入力します。_________.png



主要な入力項目や入金消込に関する項目は以下の表を参照してください。

設定項目 設定内容
管理No. 取引先ごとの管理番号を設定します。
取引先 取引先の名前を入力します。設定した取引名は請求書を作成する際に選択できるようになります。
取引先(フリガナ) 取引先名の読みをカタカナで入力します。
法人番号 国税庁が指定している13桁の法人番号を入力します。[法人番号検索]ボタンをクリックすると、国税庁の「法人番号公表サイト」が表示されます。このサイトで取引先の法人番号を調べて入力します。
回収方法 この取引先の決済方法を設定します。[銀行振込][クレジットカード決済]のいずれかを選択します。
所在地 取引先の住所を入力します。ここで登録した住所が請求書の宛名欄に印字されます。
郵送代行を利用する場合、ここで登録した住所が宛先になります。取引先と取引先担当者の両方に住所が入力されている場合は取引先担当者の住所が請求書に適用されます。
振込名義人 取引先の振込名義人の名前を入力します。
入金時の振込名義人の名前を入力してください。
消込追加条件 振込手数料などが差し引かれた場合の自動消込条件を設定します。

 

参照
消込条件については「消込条件を設定する、変更する」を参照してください。

取引先登録の入力項目の詳細については「取引先の基本情報を登録する」を参照してください。

 

3.画面右下の[保存]ボタンをクリックします。
「修正内容を保存しました」と表示され、取引先のデータが登録されます。_______.png

______________.png

 

参照
CSVファイルを使って一括登録することもできます。一括登録の手順については「マスタデータを一括登録する」を参照してください。

 

内訳を登録する

請求書作成時に明細として登録できる内訳のデータを登録します。
内訳ごとに自動消込条件となる入金明細の摘要を指定できます。

1.画面右上の歯車アイコンをクリックし、左側の[内訳]をクリックします。
内訳取引先の一覧画面が表示されます。_____.png



 

2.画面右上の[作成]ボタンをクリックします。
内訳作成画面が表示されます。______.png



 

3.内訳の情報を入力します。__________.png

 

主要な入力項目や入金消込に関する項目は以下の表を参照してください。

設定項目 設定内容
管理No. 内訳ごとの管理番号を設定します。
内訳名 取引先の名前を入力します。設定した取引名は請求書を作成する際に選択できるようになります。
数量 この内訳の数量を入力します。数量は請求書作成時に変更できます。
単位 この内訳の単位を入力します。単位は請求書作成時に変更できます。
単価 この内訳の単価を入力します。単価は請求書作成時に変更できます。
消費税区分

この内訳の消費税区分を設定します。
消費税区分は請求QUICKで用意されていますが、新規で作成することもできます。
請求書作成時に内訳を選択すると、設定済みの消費税区分が自動入力されます。

【参照】
消費税区分を新規に作る手順ついては「消費税区分を登録する」を参照してください。
外税・内税の設定 この内訳の外税・内税を設定します。
自社情報の請求書設定で消費税の計算方法を請求明細ごとに設定している場合のみ選択できます。
自動消込 入金消込の処理方法を設定します。
 自動消込条件(入金明細の摘要)

自動入金消込条件を設定します。
内訳の自動消込条件と口座への入金明細の摘要が一致すると、入金と内訳が自動で紐づけられます。

【補足】
複数の内訳の自動消込条件が一致すると両方の内訳が入金に紐づけられます。

【参照】
自動消込条件についての詳細は「消込条件を設定する、変更する」を参照してください。

 消込データにセットする明細内容 内訳と入金消込データを紐づけた際の明細情報を設定します。

 

参照
内訳には勘定科目の設定など、仕訳データの作成に関する情報も登録できます。
内訳の入力項目の詳細については「内訳を登録する」を参照してください。

 

3.画面右下の「保存」ボタンをクリックします。
設定した内訳が登録され内訳一覧画面に戻ります。_____.png



参照
CSVファイルを使って一括登録することもできます。一括登録の手順については「マスタデータを一括登録する」を参照してください。

 

入金の自動消込条件を設定する

口座に入金があった際の自動消込条件を設定します。自動消込条件は請求QUICKであらかじめ設定されていますが、振込手数料などが差し引かれた場合の消込条件は自由に設定できます。

1.画面上段の[入金]をクリックし、左側の[消込条件]をクリックします。
消込条件の設定画面が表示されます。________.png



 

参照
消込条件の詳細については「消込条件を設定する、変更する」を参照してください。

 

2.[振込手数料の扱い]を設定します。
振込手数料が自社負担の場合、[○○○円以内の金額が差引かれて入金された場合も一致したものとする]に、振込手数料の金額を入力したうえでチェックをします。_____770_.png

3.[保存]ボタンをクリックします。
「設定を保存しました」と表示されます。770____.png

_______________.png

参照
振込手数料の扱いは、全顧客共通の設定とは別に取引先ごとに設定することもできます。
設定の手順については「消込条件を設定する、変更する」を参照してください。

 

以上で請求書の作成から発行までに必要な基本項目の設定、入金消込のための設定は完了です。お疲れ様でした。

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