請求書作成・発行に関する項目を事前に設定する

請求書に繰り返し入力する自社情報や取引先などは、あらかじめ請求QUICKに登録できます。自社情報や取引先をマスタ登録しておくと、請求書作成がよりスムーズに行え、入力ミスも防げます。この記事では、請求書の作成から発行までの機能をご利用されるユーザーが登録しておくと便利な項目の設定について解説します。

参照
複数人で請求QUICKを利用する場合のユーザー招待や請求書の承認・発行経路の登録については「複数人で請求QUICKを利用する場合の初期設定」を参照してください。

自社の基本情報を登録する

はじめに自社の情報を登録します。

1.画面右上の歯車アイコンをクリックし、左側の[自社情報]をクリックします。
自社情報の設定画面が表示されます。_______.png

2.自社の基本情報を入力します。

各項目の詳細は、以下の表を参照してください。

基本情報の設定項目 設定内容
会社名・屋号

自社の社名や屋号を入力します。

請求書に印字されるほか請求書を送付するメールや督促メールの文面にも自動挿入されます。

役職/代表者

自社の代表者の肩書と名前を入力します。

[請求書に印字する]にチェックしておくと、請求書の自社名の下に印字されようになります。

連絡先 請求書を送付するメールの文面に自動挿入される電話番号やFAX番号、メールを送付するためのメールアドレスを設定します。
 TEL 請求書とメールの文面に自動挿入される電話番号を入力します。
 FAX 請求書とメールの文面に自動挿入されるFAX番号を入力します。
 メールアドレス Cc/Bcc

請求QUICKから送信されるメールのCc/BCCに追加するメールアドレスを設定します。
1.Ccの[∨]をクリックしてCcかBccかを選択します。
2.右側の入力欄にメールアドレスを入力します。
メールアドレスが正しいか確認するため、メールの送信テストをおこなうこともできます。

【補足】
Cc/Bccのメールアドレスは最大15個まで設定できます。
追加する場合は[+Cc/Bccを追加]を入力して入力欄を追加し、新たなメールアドレスを入力します。

【参照】
メールの差出人のアドレスを変更したい場合は「メールの差出人、ドメインを設定する」を参照してください。

所在地 請求書の印字と、郵送代行の送り主になる所在地を設定します。
 郵便番号 入力欄に郵便番号を入力し[検索]ボタンをクリックすると、対応する都道府県と市区町村番地が自動入力されます。
 都道府県 所在地を入力します。
 市区町村番地 所在地を入力します。
 建物 所在地を入力します。


3.画面右下の[保存]ボタンをクリックします。

「修正内容を保存しました」と表示され、設定した内容が登録されます。__________.png

______________.png

 

注意
[保存]ボタンをクリックせずにタブを切り替えると、基本情報タブで設定した内容は登録されません。


取引先のデータを登録する

請求書に印字される取引先を登録します。取引先をあらかじめ請求QUICKに登録しておくと、請求書作成の際に取引先名を選択するだけでデータが自動入力されるようになります。

1.画面右上の歯車アイコンをクリックし、左側の[取引先]をクリックします。
取引先の一覧画面が表示されます。______.png


2.取引先の一覧画面右上の[作成]ボタンをクリックします。

取引先作成画面が表示されます。
取引先の基本情報を入力します。
請求書作成・発行にかかわる項目は以下の表を参照してください。
_________.png

設定項目 設定内容
管理No. 取引先ごとに重複しない番号を入力します。[手動で設定する]をチェックすると入力できるようになります。[手動で設定する]のチェックを外しておくと、請求QUICKが自動付番します。
取引先 請求書の宛名欄に印字される取引先名を入力します。敬称は[御中][様]のいずれかを選択します。
取引先(ふりがな) 取引先名のふりがなを入力します。
法人番号 国税庁が指定している13桁の法人番号を入力します。法人番号がわからない場合は、[法人番号検索]ボタンをクリックすると表示される、国税庁の「法人番号公表サイト」で取引先の法人番号を調べて入力してください。
請求書発行方法

請求書発行時に取引先に送付する方法を選択します。

【参照】
請求書の発行方法についての詳細は「請求書を作成する」を参照してください。

回収方法  [銀行振込み][クレジットカード払い]のいずれかを選択します。
連絡先 取引先の連絡先を登録します。
 TEL 取引先の電話番号を入力します。
 FAX 取引先のFAX番号を入力します。
 メールアドレス To

 請求書の発行方法で「PDFファイル付きメール」や「リンク付きメール」を含む方法を選択している場合、ここで登録したメールアドレス が宛先になります。

[+ Toを追加]をクリックすると、入力欄が追加できます。Toは15件まで登録できます。

 メールアドレス Cc/Bcc 請求書の発行方法で「PDFファイル付きメール」や「リンク付きメール」を含む方法を選択している場合、ここで登録したメールアドレス がCc/Bccに追加されます。
[+ Cc/Bccを追加]をクリックすると、入力欄が追加できます。Cc/Bccは15件まで登録できます。
所在地

 取引先の住所を入力します。ここで登録した住所が請求書の宛名欄に印字されます。

郵送代行を利用する場合、ここで登録した住所が宛先になります。取引先と取引先担当者の両方に住所が入力されている場合は取引先担当者の住所が請求書に適用されます。

郵便番号 郵便番号を入力し[検索]ボタンをクリックすると、対応する[都道府県][市区町村番地]が自動入力されます。
 都道府県 住所を入力します。
 市区町村番地 住所を入力します。
建物 住所を入力します。

 

参照
取引先マスタは入金消込に関わる項目も登録できます。
詳細は「内訳を登録する」を参照してください。


3.画面右下の[保存]ボタンをクリックします。

「修正内容を保存しました」と表示され、取引先のデータが登録されます。_______.png

 

取引先担当者を登録する

取引先担当者の情報をあらかじめ請求QUICKに登録しておくと、請求書作成の際に取引先担当者を選択するだけでデータが自動入力されます。請求書作成の際に取引先担当者を指定すると、請求書に印字される電話番号や所在地が取引先の基本情報から取引先担当者の情報に上書きされます。

1.画面右上の歯車アイコンをクリックし、左側の[取引先]をクリックします。
取引先の一覧画面が表示されます。______.png


2.取引先担当者のデータを登録したい取引先をクリックします。

取引先の詳細画面が表示されます。_____.png


3.画面上段の[取引先担当者]タブをクリックします。

取引先担当者画面が表示されます。__________.png


4.[+取引先担当者を追加]をクリックします。

取引先担当者作成画面が表示されます。________.png


__________.png


5.取引先担当者作成画面の各項目を入力します。

各項目の詳細は以下の表を参照してください。

設定項目  設定内容
管理No. 取引先担当者ごとに重複しない番号を入力します。[手動で設定する]にチェックすると入力できるようになります。[手動で設定する]のチェックを外しておくと、請求QUICKが自動付番します。
所属 取引先担当者の所属を入力します。[請求書に印字する]にチェックすると、請求書の宛名欄に印字されます。
役職 取引先担当者の役職を入力します。[請求書に印字する]にチェックすると、請求書の宛名欄に印字されます。
名前 取引先担当者の名前を入力します。敬称は「御中」「様」「(なし)」から選択できます。[請求書に印字する]にチェックすると、請求書の宛名欄に印字されます。
名前(ふりがな) 取引先担当者の名前のふりがなを入力します。
表示名(請求書には印字されません) 取引先詳細画面の取引先担当者の表示名を設定します。初期値は取引先担当者の名前が設定されています。[手動で設定する]にチェックすると入力できます。
連絡先 請求書を送付するメールの文面に自動挿入される電話番号やFAX番号、メールを送付するためのメールアドレスを設定します。
 TEL 取引先担当者の電話番号を入力します。
 FAX 取引先担当者のFAXを入力します。
 メールアドレス To 請求書の発行方法で「PDFファイル付きメール」や「リンク付きメール」を含む方法を選択している場合、ここで登録したメールアドレスが宛先になります。メールアドレスは[+ Toを追加]をクリックすると最大15個まで設定できます。
 メールアドレス Cc/Bcc 請求書の発行方法で「PDFファイル付きメール」や「リンク付きメール」を含む方法を選択している場合、ここで登録したメールアドレス がCc/Bccに追加されます。メールアドレスは[+ Cc/Bccを追加]をクリックすると最大15個まで設定できます。
 郵便番号 [基本情報をコピー]ボタンをクリックすると、取引先の[基本情報]タブの[所在地]で設定している情報が自動入力されます。
郵便番号を入力し[検索]ボタンをクリックすると、対応する「都道府県」「市区町村番地」が自動入力されます。
所在地 取引先の住所を入力します。ここで登録した住所が請求書の宛名欄に印字されます。
郵送代行を利用する場合、ここで登録した住所が宛先になります。取引先と取引先担当者の両方に住所が入力されている場合は取引先担当者の住所が請求書に適用されます。
 都道府県 取引先担当者の住所を入力します。
 市区町村番地 取引先担当者の住所を入力します。
 建物 取引先担当者の住所を入力します。
 所在地を請求書に印字する チェックすると、請求書の宛名欄に取引先担当者の所在地として登録された住所が印字されます。
請求担当者

この取引先担当者に対応する自社の請求書担当者を選択します。請求担当者を指定しない場合は、「なし」を選択します。

【参照】
請求担当者情報の設定は「ユーザーの請求担当者情報を登録・編集する」を参照してください。

説明 取引先担当者の説明を入力します。
取引先詳細画面の[取引先担当者]タブに表示されます。


6.画面右下の[保存]ボタンをクリックします。

取引先担当者のデータが登録され、[取引先担当者]タブに戻ります。_______.png

 

内訳を登録する

内訳は請求書作成時に明細として登録できます。
単価や数量や金額のほか、消費税の計算方法も設定できます。登録した内訳は、請求書作成の際に明細情報として選択できるようになります。
自社の製品やサービス名を内訳として設定しておけば、請求書作成がよりスムーズに行え、入力ミスも防げます。

1.画面右上の歯車アイコンをクリックし、左側の[内訳]をクリックします。
内訳の一覧画面が表示されます。_____.png


2.画面右上の[作成]ボタンをクリックします。

内訳作成画面が表示されます。
各項目を入力します。
請求書作成・発行に関する入力項目については以下の表を参照してください。______.png

__________.png

 

設定項目 設定内容
管理No. [手動で設定する]をチェックすると入力できるようになります。内訳ごとに重複しない番号を入力します。 [手動で設定する]のチェックを外しておくと、請求QUICKが自動付番します。
内訳名 請求書作成の際に選択肢として表示される内訳の名前を入力します。
数量 この内訳の数量を入力します。 数量は請求書作成時に変更できます。
単位 この内訳の単位を入力します。 単位は請求書作成時に変更できます。
単価 この内訳の単価を入力します。 単価は請求書作成時に変更できます。
消費税区分

この内訳の消費税区分の設定をおこないます。

【参照】
消費税区分はあらかじめ請求QUICKで用意されていますが、新規に作成することも可能です。
消費税区分を新規で作成する手順ついては「消費税区分を登録する」を参照してください。

外税・内税の設定

この内訳の外税・内税の設定をおこないます。

【補足】
内訳ごとに外税・内税の設定を行うためには請求書設定で内訳マスタごとの変更を許可する必要があります。詳細は「消費税計算方法を登録する」をご参照ください。

説明 この内訳についての説明を入力します。ここに入力した内容は内訳の一覧画面に表示されます。

 

参照
内訳マスタは入金消込や仕訳データ作成に関わる項目も登録できます。
詳細は「内訳を登録する」を参照してください。


3.画面右下の「保存」ボタンをクリックします。

設定した内訳が登録され内訳一覧画面に戻ります。_____.png

口座を登録する

口座の登録には「自動口座登録」「手動口座登録」の2つの方法があります。どちらの方法で登録した口座でも、請求書作成の際に振込先としてメニューから選択できるようになります。
この記事では「手動口座登録」の方法をご案内します。

補足
自動口座登録した口座は、インターネットバンキングからワンクリックで口座の入出金データを取得できる「自動明細取得」機能が利用できます。請求QUICKで請求書と入金データを突き合わせて消込する場合は自動口座の登録がおすすめです。

 

参照
自動口座の登録方法は「口座を登録する」を参照してください。


1.画面右上の歯車アイコンをクリックし、左側の[口座]をクリックします。

請求QUICKに登録されている口座の一覧画面が表示されます。_______.png


2.右上の[自動口座登録]ボタンの隣の[∨]をクリックし、メニューの[手動口座登録]を選択します。_________.png


3.口座登録画面が表示されます。

必要な項目を入力します。
請求書作成・発行にかかわる項目は以下の表を参照してください。

_________.png

設定項目 設定内容
管理No. [手動で設定する]をチェックすると入力できるようになります。内訳ごとに重複しない番号を入力します。 [手動で設定する]のチェックを外しておくと、請求QUICKが自動付番します。
銀行コード 銀行コードを入力します。
銀行名 銀行名を入力します。
支店コード 支店コードを入力します。
支店名 支店名を入力します。
口座種別 [普通][当座]のいずれかを選択します。
口座番号 口座番号を入力します。
口座名義人 口座名義人を入力します。
表示名 口座一覧画面での表示名を設定します。
初期値は[銀行名] [支店名] [口座種別][口座番号]が設定されます。[手動で設定する]にチェックすると、自由に入力できます。
説明 この口座の説明を記載します。
説明は口座一覧画面に表示されるので、複数人で利用する際に口座ごとの使い分けなどを記載できます。
+閲覧可能者を追加 この口座の閲覧可能者となるユーザーを追加します。
選択したユーザーは請求書作成時にこの口座を振込先に指定できます。
+所属を追加 この口座の閲覧可能者となる所属を追加します。
選択した所属のユーザは請求書作成時にこの口座を振込先に指定できます。

 

参照
口座マスタは入金消込や仕訳データ作成に関わる項目も登録できます。
詳細は「口座を登録する」を参照してください。


4.画面下段の[登録]ボタンをクリックします。

口座が登録され、口座の詳細画面が表示されます。

_________.png

以上で請求書作成・発行に関する項目の事前設定は完了です。
このほかにも、請求QUICKでは請求書のフォーマットや消費税額の計算方法などの設定や、請求書の送付や入金の督促など取引先に送信するメール内容の編集などもおこなえます。

参照
請求書設定についてはこちらを参照してください。

請求に関わるメール文面の編集は「メール文面のテンプレートを設定する」を参照してください。

この記事は役に立ちましたか?
2人中2人がこの記事が役に立ったと言っています