請求書の承認・発行経路を登録する

この記事では、請求書を発行時に使用する承認・発行経路を登録する方法を解説します。

請求QUICKで作成した請求書を発行するには、社内の承認・発行経路において承認されなければなりません。
なお、承認・発行経路はあらかじめ請求QUICKに登録しておく必要があります。
 
承認ステップを利用しない場合には設定不要です。設定しない場合、請求書の申請をした時点で発行待ちの状態となります。
■承認・発行経路は、所属や役職、ユーザーに応じて柔軟に設定できます。
「オーナー」と権限を付与された「管理者」のみ、請求書作成時に選択できる承認・発行経路の設定を変更できます。

1. 管理画面右上にある歯車アイコンをクリックします。
2. 次に、左側メニューの[承認・発行経路]をクリック。
3. 承認・発行経路の一覧画面が表示されます。
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4. 承認・発行経路一覧画面の右上に表示される【作成】をクリックします。
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5. 承認・発行経路作成画面で、管理No.を設定します。設定方法は、手動と自動の二通りです。

5-1. 手動で設定する場合
[手動で設定する]をチェックし、承認・発行経路ごとに重複しない番号を[管理No.]に入力します。
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5-2. 自動で設定する場合
[手動で設定する]のチェックを外すと、請求QUICKが自動付番します。
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請求書の作成画面では承認・発行経路の管理No.が若い順に表示されます。

6. [経路名]の項目に、作成したい承認・発行経路の名前を入力します。
入力した経路名は、請求書作成画面で選択肢として表示されます。
以下の画像は、「経理課」を登録したい場合の例です。
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7. 必要に応じて[説明]の欄に、この承認・発行経路についての説明を入力します。
入力した説明は、承認・発行経路の一覧画面に表示されます。
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8. [経路設定]の項目で、承認・発行経路の詳細な設定をします。
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承認・発行経路を登録する前に、「所属」「役職」の設定を済ませておくとスムーズです。
「所属」 …自社ユーザーの所属を登録する
「役職」 …自社ユーザーの役職を登録する

各項目の設定内容は以下の表を参照してください。

設定項目 設定内容
請求書作成者が以下の場合 この承認・発行経路を適用する「請求書作成者」を指定。
ここで指定したユーザーは請求書作成時にこの承認・発行経路を選択できます。
請求書作成者の所属や役職、ユーザー名で設定できます。
承認ステップ

[承認ステップを追加]をクリック。所属・役職・ユーザーが選択できるメニューが表示されたら、この承認ステップの「承認者」を指定します。

  • 同じ承認ステップで複数の承認者を設定したいとき …「+承認者を追加」をクリック。
  • 多段階の承認ステップを設定したいとき …[承認ステップを追加]ボタンをクリック。

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同じ承認ステップに複数人の承認者がいる場合、いずれかの承認者が承認すれば次の承認ステップに進みます。
飛越承認を許可する 前の承認ステップの承認が得られていない請求書に対して、後続ステップの承認者が承認することを許可。
発行ステップ

最後の承認ステップで承認された請求書を発行する権限を持つ「発行者」を指定。
作成者や承認者と同様に所属・役職・ユーザーから選択できます。
複数の「発行者」を設定する場合は[+発行者を追加]をクリック。

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督促ステップ

期限が過ぎても入金されない際などに、督促メールを送る権限を持つ「督促者」を指定。
作成者や承認者と同様に所属・役職・ユーザーから選択できます。
複数の「督促者」を設定する場合は[+督促者を追加]をクリック。

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閲覧者

この経路を設定した請求書を閲覧できる「閲覧者」を追加します。複数の閲覧者を設定する場合は[+閲覧者を追加]をクリック。

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※上記の表内に関する詳細は以下をご確認ください。
設定項目:承認ステップ請求書を承認する・差戻しする
設定項目:発行ステップ請求書を発行する
設定項目:督促ステップ未入金を督促する

9. 各項目を入力したら、管理画面右下の【保存】をクリック。
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【保存】をクリックすると、承認・発行経路の一覧画面に戻ります。
これで、請求書発行時の承認・発行経路が登録完了です。
おつかれさまでした!

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