請求QUICKには、請求書の送付や入金の督促など様々な場面で取引先にメールを送る機能があります。
それぞれのメールの文面はあらかじめ請求QUICKで準備されており、「請求書の件名」や「発行元の担当者」などのキーワードが自動入力されるよう設定されています。
この記事では、メール文面のテンプレートの設定方法をご案内します。

補足
メール文面は取引先ごとに設定することもできます。

 

参照
取引先ごとにメール文面を設定する手順については「取引先ごとのメール文面のテンプレートを登録する」を参照してください。

 

1.画面右上の歯車アイコンをクリックし、左側の[自社情報]をクリックします。
自社情報画面の[基本情報]タブが表示されます。
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2.画面上段の[メール文面]タブをクリックして、画面を切り替えます。
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3.[メール文面]タブが表示され、文面を設定できるメールの一覧が表示されます。
それぞれのメールについては以下の表を参照してください。
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メール メールを送る場面
PDFファイル付きメール 請求書発行の際に請求書のPDFファイルを添付して送るメールです。
リンク付きメール 請求書発行の際にPDF形式の請求書をダウンロードできるリンクURLを記載して送るメールです。
リンク付きメール(クレカ決済) 請求書発行の際にクレジットカードで決済できるリンクURLを記載して送るメールです。
リンク付きメール(複数請求) 請求書発行の際に複数のPDF形式の請求書をダウンロードできるリンクURLを記載して送るメールです。
パスワードメール PDFファイル付きメールに添付するPDFファイルにはパスワードを設定できます。そのパスワードを取引先に通知するメールです。PDFファイル付きメールやリンク付きメールなどを送ると、続けて自動送信されます。
督促メール 入金待ちの取引先に対して送る督促メールです。

 

参照
請求書の発行については「請求書を発行する」を参照してください。
請求書の督促については「請求書を督促する」を参照してください。



4.[メール文面]タブのメールの一覧の中から、文面を編集したいメールをクリックします。
登録済みのメール文面が表示されます。
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5.画面右上の[編集]ボタンをクリックします。
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メール文面の編集画面が表示されます。
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6.メール文面を編集します。
画面右側の[自動入力キーワード]をメール文面に入力すると、請求書ごとの取引先などの情報をメールに挿入できます。挿入したい情報を[自動入力キーワード]欄から、メール文面にコピーアンドペーストします。
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補足
[末尾挿入文(変更不可)]は、編集できません。
自動入力キーワードは必ず両橋を”#”で囲ってください。

 

 

7.画面右下の[サンプルプレビュー]ボタンをクリックします。
編集した文面のサンプルが表示されます。
サンプルを確認し、画面左上の[×]をクリックするとメール文面の編集画面に戻ります。

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8.メール文面の編集画面右下の[登録]ボタンをクリックします。
編集した内容が登録され[メール文面]タブに戻ります。

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