メール文面のテンプレートを登録する

請求QUICKには、請求書の送付や入金の督促などさまざまな場面で取引先にメールを送る機能があります。この記事では、メール文面のテンプレートを設定する方法をご案内します。

請求QUICKでは、それぞれのメール文面があらかじめ準備されており、「請求書の件名」や「発行元の担当者」などのキーワードが自動入力されるよう設定されています。
メール文面は取引先ごとに設定することもできて便利です。
この機能は「オーナー」と権限が付与された「管理者」「一般」ユーザーが利用可能です。

1. まず、管理画面右上にある歯車アイコンをクリックします。
2. 次に、左側メニューの[自社情報]をクリック。
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3. 自社情報の設定画面が表示されたら、画面上段の[メール文面]をクリックして[メール文面]タブ画面を表示させます。
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4. [メール文面]タブが表示され、文面を設定できるメールの一覧が表示されます。
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各メールの詳細については以下の表を参照してください。

メール メールを送る場面
PDFメール 請求書発行時に請求書のPDFファイルを添付する
URLメール 請求書発行時にPDF形式の請求書をダウンロードできるURLを記載する
URLメール(クレカ決済あり) 請求書発行時にクレジットカードで決済できるURLを記載する
URLメール(自動発行時、同一宛先への複数請求用) 請求書発行時に複数のPDF形式の請求書をダウンロードできるURLを記載する
パスワードメール

PDFファイル付きメールに添付するPDFファイルに設定できるパスワードを取引先に通知する。PDFファイル付きメールやリンク付きメールなどを送ると、続けて自動送信されます。

督促メール 入金待ちの取引先に対して督促をおこなう
※上記の表内に関する詳細は以下をご確認ください。
■請求書の発行方法について … 請求書を発行する
■請求金額の督促について … 未入金を督促する

5. [メール文面]タブのメール一覧から、文面を変更したいメールをクリックします。
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6. 登録済みのメール文面が表示されたら、画面右上にある[編集]ボタンをクリック。
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7. メール文面の編集画面が表示されるので、件名本文など内容を変更したい項目の枠内をクリックし、メール文面を作成します。
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8. 請求書ごとの取引先などの情報をメールに挿入したいときは、挿入したい情報を画面右側の[自動入力キーワード]欄からメール文面にコピーアンドペーストします。
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自動入力キーワードは必ず両端を“#”で囲ってください。
[末尾挿入文(変更不可)]は、変更できません。

9. メール文面編集画面の右下にある[サンプルプレビュー]をクリックします。
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10. 表示されたサンプル文面の内容を確認してください。
確認後、画面左上の[×]をクリックしてメール文面の編集画面に戻ります。
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11. 変更内容に問題がなければ、メール文面の編集画面右下の【登録】をクリック。
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12. 変更した内容が登録され、[メール文面]タブ画面に戻ります。
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これで、メール文面テンプレートの登録完了です。

おつかれさまでした!

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