請求QUICKには、請求書の送付や入金の督促などさまざまな場面で取引先にメールを送る機能があります。この記事では、メール文面のテンプレートを設定する方法をご案内します。
請求QUICKでは、それぞれのメール文面があらかじめ準備されており、「請求書の件名」や「発行元の担当者」などのキーワードが自動入力されるよう設定されています。
メール文面は取引先ごとに設定することもできて便利です。
この機能は「オーナー」と権限が付与された「管理者」「一般」ユーザーが利用可能です。
メール文面は取引先ごとに設定することもできて便利です。
この機能は「オーナー」と権限が付与された「管理者」「一般」ユーザーが利用可能です。
1. まず、管理画面右上にある[設定]をクリックします。
2. 次に、左側メニューの［請求時発行メール設定］をクリック。
3. [メール文面]の設定画面が表示され、文面を設定できるメールの一覧が表示されます。
各メールの詳細については以下の表を参照してください。
| メール | メールを送る場面 |
| PDFメール | 請求書発行時に請求書のPDFファイルを添付する |
| URLメール | 請求書発行時にPDF形式の請求書をダウンロードできるURLを記載する |
| URLメール（クレカ決済あり） | 請求書発行時にクレジットカードで決済できるURLを記載する |
| URLメール（自動発行時、同一宛先への複数請求用） | 請求書発行時に複数のPDF形式の請求書をダウンロードできるURLを記載する |
| パスワードメール |
PDFファイル付きメールに添付するPDFファイルに設定できるパスワードを取引先に通知する。PDFファイル付きメールやリンク付きメールなどを送ると、続けて自動送信されます。 |
| 督促メール | 入金待ちの取引先に対して督促をおこなう |
4. ［メール文面］タブのメール一覧から、文面を変更したいメールをクリックします。
5. 登録済みのメール文面が表示されたら、画面右上にある［編集］ボタンをクリック。
6. メール文面の編集画面が表示されるので、件名や本文など内容を変更したい項目の枠内をクリックし、メール文面を作成します。
7. 請求書ごとの取引先などの情報をメールに挿入したいときは、挿入したい情報を画面右側の［自動入力キーワード］欄からメール文面にコピーアンドペーストします。
自動入力キーワードは必ず両端を“#”で囲ってください。
［末尾挿入文（変更不可）］は、変更できません。
8. メール文面編集画面の右下にある［サンプルプレビュー］をクリックします。
9. 表示されたサンプル文面の内容を確認してください。
確認後、画面左上の［×］をクリックしてメール文面の編集画面に戻ります。
10. 変更内容に問題がなければ、メール文面の編集画面右下の【登録】をクリック。
11. 変更した内容が登録され、［メール文面］タブ画面に戻ります。
これで、メール文面テンプレートの登録完了です。
おつかれさまでした！