この記事でご紹介するのは、取引先ごとのメール文面テンプレートを設定する方法です。取引先ごとのメール文面テンプレートは「オーナー」と権限を付与された「管理者」「一般」のユーザーのみ登録することが可能です。
請求QUICKにはさまざまな場面でメールを送る機能があり、メール文面のテンプレートが用意されています。
■請求書送付時に、取引先へのメールを作成するとき
■入金の督促時に、取引先へのメールを作成するとき
メールの種類とメールを送る場面
それぞれのメールを送る場面については、以下の表を参照してください。
| メール | メールを送る場面 |
| PDFメール |
PDFファイル形式の請求書を、メールに添付して送る |
|
URLメール |
PDFファイル形式の請求書をダウンロードできるURLを記載して取引先にメールを送る |
| URLメール（クレカ決済あり） | 請求書発行の際に、クレジットカード決済の案内をメールを送る |
| URLメール（自動発行時、同一宛先への複数請求用 | 複数のPDFファイル形式の請求書をダウンロードできるURLを記載して取引先にメールを送る |
| パスワードメール |
メールに添付するPDFファイルに設定したパスワードを、取引先に共有する （取引先にPDFファイル付きメールやリンク付きメールなどを送ると、続けて自動送信されます） |
| 督促メール |
期限までに入金がなかった取引先に対して、督促メールを送る |
■請求書を発行したい方は …
請求書を発行・再発行する
■メールに添付するPDFファイルにパスワードを設定する方法については …
メールに添付したファイルのパスワード設定・解除方法
■督促メールを送りたい方は …
未入金を督促する
取引先のメール文面登録画面を表示する
1. まずは、画面右上の[設定]をクリックします。
2. 次に左側メニューの［取引先］をクリック。
3. ［取引先］の一覧が表示されるので、メール文面を設定したい取引先の行をクリックします。
4. 取引先の詳細画面が表示されますので、画面下部から[請求設定]をクリックしてください。
5. ［メール文面］タブをクリックして、画面を切り替えてください。
6. ［メール文面］タブ画面の上段にある［個別にメール文面を設定する］にチェック。
7. 「「個別にメール文面を設定する」に変更します。よろしいですか？」とのメッセージが表示されます。
8. 【OK】ボタンをクリックすると、この取引先だけに適用されるメール文面を設定できるようになります。
9. ［メール文面設定］の下に、文面を設定できるメールが一覧表示されます。
メール文面タブ画面に並んだメール一覧の中から、文面を変更したいメールをクリックします。
メール文面を変更する
10. 登録済みのメール文面が表示されたら、画面右上の［編集］ボタンをクリック。
11. メール文面の編集画面が表示されます。
（以下の画像は「PDFメール」を選んだ場合です）
12. メール文面を編集します。
画面右側の［自動入力キーワード］をメール文面に入力すると、請求書ごとの取引先などの情報をメールに挿入できます。
挿入したい情報を［自動入力キーワード］欄から、メール文面にコピーアンドペーストしてください。
13. 入力が終わったら、画面右下の［サンプルプレビュー］ボタンをクリックします。
編集した文面のサンプルが表示されるので、サンプルを確認します。
画面左上の［×］をクリックして、メール文面の編集画面に戻ります。
14. メール文面の編集画面右下の【登録】ボタンをクリックしてください。
これで、取引先ごとのメール文面のテンプレートが登録できました。
おつかれさまでした！