この記事でご紹介するのは、取引先ごとのメール文面テンプレートを設定する方法です。取引先ごとのメール文面テンプレートは「オーナー」権限を付与された「管理者」「一般」のユーザーのみ登録することが可能です。
請求QUICKにはさまざまな場面でメールを送る機能があり、メール文面のテンプレートが用意されています。

メール文面のテンプレートは、全取引先共通の内容でも設定できますが、取引先ごとにテンプレートを登録しておくと、以下のようなときに便利です。
■請求書送付時に、取引先へのメールを作成するとき
■入金の督促時に、取引先へのメールを作成するとき
テンプレートには、「請求書の件名」や「発行元の担当者」などのキーワードが自動入力されるよう設定されています。

 

メールの種類とメールを送る場面

それぞれのメールを送る場面については、以下の表を参照してください。

メール メールを送る場面
PDFファイル付きメール

PDFファイル形式の請求書を、メールに添付して送る

リンク付きメール PDFファイル形式の請求書をダウンロードできるURLを記載して取引先にメールを送る
リンク付きメール(クレカ決済) 請求書発行の際に、クレジットカード決済の案内をメールを送る
リンク付きメール(複数請求) 複数のPDFファイル形式の請求書をダウンロードできるURLを記載して取引先にメールを送る
パスワードメール

メールに添付するPDFファイルに設定したパスワードを、取引先に共有する

(取引先にPDFファイル付きメールやリンク付きメールなどを送ると、続けて自動送信されます)

督促メール

期限までに入金がなかった取引先に対して、督促メールを送る

※上記の表内に関する詳細は以下をご確認ください。
■請求書を発行したい方は …
請求書を発行する
未入金を督促する
■メールに添付するPDFファイルにパスワードを設定する方法については …
メールの添付ファイルにパスワードを設定する
■督促メールを送りたい方は …
未入金を督促する

取引先のメール文面登録画面を表示する

1. まずは、画面右上の歯車アイコンをクリックします。
2. 次に左側メニューの[取引先]をクリック。
3. [取引先]の一覧が表示されるので、メール文面を設定したい取引先の行をクリックします。
a_.png

4. 取引先の詳細画面、基本情報タブ画面が表示されます。
b_.png

5. [メール文面]タブをクリックして、画面を切り替えてください。
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6. [メール文面]タブ画面の上段にある[メール文面設定]で、[取引先個別設定]にチェック。
7. 「メール文面の設定を取引先個別設定に変更します。よろしいですか?」とのメッセージが表示されます。
8. 【OK】ボタンをクリックすると、この取引先だけに適用されるメール文面を設定できるようになります。
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全取引先共通のメール文面を設定したいときは、[メール文面設定]「自社情報管理の設定のまま」を選択します。「メール文面の設定を自社情報管理のままに変更します。よろしいですか?」と表示されたら【OK】ボタンをクリック。これで、全取引先に共通するメール文面が反映されます。

9. [メール文面設定]の下に、文面を設定できるメールが一覧表示されます。
メール文面タブ画面に並んだメール一覧の中から、文面を変更したいメールをクリックします。
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メール文面を変更する

10. 登録済みのメール文面が表示されたら、画面右上の[編集]ボタンをクリック。
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11. メール文面の編集画面が表示されます。
(以下の画像は「PDFファイル付きメール」を選んだ場合です)
g_.png

12. メール文面を編集します。
画面右側の[自動入力キーワード]をメール文面に入力すると、請求書ごとの取引先などの情報をメールに挿入できます。
挿入したい情報を[自動入力キーワード]欄から、メール文面にコピーアンドペーストしてください。
h_.png

13. 入力が終わったら、画面右下の[サンプルプレビュー]ボタンをクリックします。
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[末尾挿入文(変更不可)]は、編集できません。
自動入力キーワードは必ず両端を“#”で囲ってください。
j_.png

編集した文面のサンプルが表示されるので、サンプルを確認します。
画面左上の[×]をクリックして、メール文面の編集画面に戻ります。

14. メール文面の編集画面右下の【登録】ボタンをクリックしてください。
k_.png

これで、取引先ごとのメール文面のテンプレートが登録できました。
おつかれさまでした!

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