この記事では、取引先の情報を登録したり削除したりする方法を解説します。
取引先を登録することで、承認・発行経路やユーザーデータの作成・管理などの請求業務をスムーズにおこなえるので便利です。
また、取引先の基本情報の登録後に、請求に関する詳細設定ができるようになります。
あらかじめ取引先の基本情報を登録しておくと、
■すべてのユーザーは …
請求書を作成するときにデータが自動入力できます。
取引先単位で請求履歴を確認可能です。
■入金消込までする方は …
取引先登録後に請求設定で、取引先ごとの消込条件が設定できます。口座名義人を登録しておけば入金明細と請求書を自動照合して入金消込が可能になります。
■仕訳連携までする方は …
取引先登録後に請求設定で、取引先ごとに相手科目の設定ができます。
取引先の基本情報を登録・変更する
取引先の基本情報を登録する手順
1. まずは、画面右上の[設定]をクリックし、左側メニューで［取引先］を選択します。取引先の一覧が表示されたら、右上の［作成］ボタンをクリックしてください。
2. 「取引先作成」画面が表示されたら取引先名などの各項目を設定します。入力が完了したら管理画面右下の【保存】をクリック。（登録項目は以下の「取引先登録内容の詳細」を参考にしてください。）
これで取引先の基本情報を登録できました。
おつかれさまでした！
取引先登録内容の詳細
| 項目名 | 入力内容 |
| 管理No. |
取引先ごとの固有番号 ［手動で設定する］をチェックすると手動で入力可能。 |
| 取引先 |
請求書の宛名欄に印字される取引先名 |
| 取引先（フリガナ） | 取引先名のフリガナ |
| 取引先区分 |
［法人または個人事業主］または［一般消費者］を選択します。 ［一般消費者］を選択した場合、回収方法は「銀行振込」のみとなります。 |
|
取引先区分- 適格請求書発行事業者チェック |
適格請求書発行事業者に該当する場合、チェックをします。 |
| 登録番号 |
適格請求書発行事業者番号 |
|
登録番号- 確認ボタン |
入力した適格請求書発行事業者番号の該当があるか、APIで国税庁のサイトから確認します。 ※このサービスは、適格請求書発行事業者公表システムWeb-API機能を利用して取得した情報をもとに作成しておりますが、サービスの内容は国税庁によって保証されたものではありません。 |
| 法人番号 |
国税庁が指定する13桁の法人番号 法人番号がわからない場合は、［法人番号検索］ボタンをクリックして取引先の法人番号を調べて入力してください。 |
|
説明 |
請求書には印字されない自社内でのメモ取引先一覧画面の［説明］に表示されます。 |
取引先の基本情報を変更する手順
ここでは、登録済みの取引先基本情報を変更・修正する方法を解説します。
■請求書を作成される方は …
取引先の基本情報を編集しても、発行済 / 承認待ち請求書の情報は更新されません。
取引先の基本情報を編集しても、下書きの請求書・複製した請求書に変更後のマスタ情報は反映されません。請求書編集画面で、取引先情報を最新のマスタの内容に更新してください。
作成済みの請求書とマスタデータの相違点を確認して最新情報を反映する
■仕訳データを作成される方は …
仕訳データを出力した際のデータは最新の取引先情報です。
■各項目の詳細について知りたいときは「取引先登録内容の詳細」を参考にしてください。
取引先に対してクレジットカード情報が紐づいているため、取引先情報を変更してマスタを使いまわした場合、別の取引先のクレジットカード情報が紐づく恐れがありますのでご注意ください。
取引先情報の変更時に、取引先マスタの使いまわしによる情報漏洩を防ぐ目的で確認画面が表示されます。
■取引先情報の変更時に「変更後の取り扱いについての確認画面」が表示されます。
■クレジットカード決済の実績がありカード情報を登録している取引先を変更した際は、「取引先マスタの変更確認」に加え、取引先のクレジットカード情報についての確認画面が表示されます。
1. 管理画面右上の[設定]をクリックし、 左側メニューの［取引先］を選択。 登録済みの取引先一覧が表示されますので、内容を変更したい取引先の行をクリックして詳細画面を表示させます。
2. [取引先]画面、および[請求設定]選択後に表示される[基本情報]画面で、「取引先名」や「法人番号」など、それぞれの設定項目を修正・変更したら、画面下の【保存】をクリックしてください。
設定内容が正常に保存されると、「修正内容を保存しました」のメッセージが表示されます。
これで取引先の基本情報の変更が完了です。
おつかれさまでした！
取引先の情報を削除・使用不可にする手順
登録済みの取引先情報を削除・使用不可にしたいときは、以下の手順でおこなってください。 詳細画面で内容を確認してから設定する方法と、一覧画面から設定する方法があります。
■過去の請求書に紐づけられている取引先は削除できません。過去に使用した取引先を今後使用しない場合は、取引先を「使用不可」にしてください。
■使用不可に設定しても、その時点で作成済みの請求書には影響しません。使用不可の設定後に作成する請求書から選択できなくなります。
1. まず、管理画面右上の[設定]をクリックし、左側メニューの［取引先］を選択します。
2. 内容を確認してから削除・使用不可に設定したいときは、登録済みの「取引先」一覧画面で該当の取引先をクリックしてください。 （内容を確認せずに処理したい場合は「工程4」へ進んでください。）
3. 選択した取引先の詳細画面が表示されたら、以下の対応をおこなってください。
- 削除 … 画面下の[•••] から［削除］をクリック。メッセージが表示されるので【OK】をクリック
- 使用不可 … ［使用不可にする］にチェック（解除の場合はチェックを外す）、【保存】をクリック
4. 取引先の内容を確認せずに削除・使用不可にする場合は、 該当する取引先の行で、 左側にチェックをつけ、一番下にある［…］をクリック。 プルダウンメニューから［削除］または［使用不可にする］を選択してください。
「（取引先名）を削除してもよろしいですか？」（使用不可の場合は「使用不可にしてもよろしいですか？」）と表示されたら、【OK】をクリックします。
▼削除の場合
▼使用不可の場合
これで取引先の基本情報を削除・使用不可にできました。
おつかれさまでした！