この記事では、複数人で請求QUICKを利用する際に必要となる初期設定について解説します。
承認・発行経路は社内の承認フローに沿って柔軟に設定できて便利です。
■複数人で請求QUICKを利用するには、ユーザーを招待したうえで、ユーザーの基本情報を設定してください。
■承認・発行経路を設定するには、まず部門や役職を作成しておく必要があります。
複数人で請求QUICKを利用する
請求QUICKを複数人で利用するには、まずユーザーを招待したあとに必要な情報を登録します。
ユーザーを招待する
請求QUICKを利用するユーザーを登録するには、まず、以下の手順でユーザーを招待してください。
ユーザーがメールアドレスを持っている場合は、メールで招待するとスムーズです。
メールアドレスを持っていないユーザーの招待方法を確認したいときは「自社ユーザーを登録・削除する」を参照してください。
1. まず、管理画面右上にある[設定]をクリックします。
2. 次に、左側メニューの［ユーザー］をクリック。
3. 登録されているユーザーの一覧が表示されたら、画面右上の【作成】をクリックします。
4. 表示される「ユーザー作成」画面で必要事項を記入し、ユーザー登録してください。
・4-1. ［ユーザーID］ …ユーザーごとに異なったIDを登録します。
■ユーザーIDは半角英数10文字までです。ユーザーIDの先頭の固定文字は変更できません。
・4-2. ［メールアドレス］の項目に、登録するユーザーのメールアドレスを入力します。
・4-3. ［名前］と［名前（フリガナ）］は、フルネームを入力します。
5. 入力が完了したら、画面下段の【仮登録】をクリック。
6.［招待メールを送信する］をクリックすると登録したメールアドレス宛にの案内メールが送られます。送信されるメールの件名は、「請求QUICK（セキュリティコード）」と「請求QUICK（ユーザー本登録のご案内）」です。
［招待メールボタンを送信しました］と表示され、登録したメールアドレス宛に2通のメールが再送されます。
ユーザーの基本情報を設定する
ユーザー登録が完了したら、次に、登録したユーザーの基本情報を設定します。
1. まず、管理画面右上にある[設定]をクリックします。
2. 次に、左側メニューの［ユーザー］をクリック。
3. 登録されているユーザーの一覧が表示されたら、基本情報を設定したいユーザーの名前をクリックします。
4. ユーザー詳細画面の基本情報タブ画面が表示されたら、各項目を入力していきます。
5. 各項目の詳細は以下の表を参照してください。
| 設定項目 | 設定内容 |
| 名前 | 請求QUICK内で表示されるユーザーの名前 |
| 名前（フリガナ） | 名前のフリガナ |
| メールアドレス |
ユーザーのメールアドレスを入力 （請求書の承認・発行経路で担当者になった際に送られる通知メールなどの送信先になります。） |
| 部門 | マスタ登録されている部門から、登録するユーザーの部門を選択 |
| 役職 | マスタ登録されている役職から、登録するユーザーの役職を選択 |
| 権限設定 | ユーザーの編集・閲覧権限を設定する |
設定項目：部門 …自社ユーザーの部門を登録・変更・削除する
設定項目：役職 …自社ユーザーの役職を登録・変更・削除する
設定項目：権限設定 …自社ユーザーの権限一覧
6. 入力が完了したら、画面右下の【保存】をクリックします。
［修正内容を保存しました］と表示されて、ユーザー基本情報設定の完了です。
請求担当者情報を設定する
ここでは、請求書に印字される請求担当者情報の設定方法を解説します。
1. まず、管理画面右上にある歯車アイコンをクリックします。
2. 次に、左側メニューの［ユーザー］をクリック。
3. 登録されているユーザーの一覧が表示されたら、請求担当者の情報を設定したいユーザーの名前をクリックします。
4. 表示される「ユーザー詳細」画面上段の［請求担当者］タブをクリックしてください。
5. ［請求担当者］タブ画面に切り替わったら、各項目を入力します。
各項目の詳細は、以下の表を参照してください。
| 設定項目 | 設定内容 |
| 部門 | 請求担当者の部門／役職を入力 |
| 役職 | |
| 名前 | 初期値にはユーザー詳細の［基本情報］タブ画面で設定した［名前］が自動入力されます。印字用の［請求担当者］の名前が登録可能です。 |
| 連絡先 | 請求書を送付するメールの文面に自動挿入される電話番号やFAX番号、メールを送付するためのメールアドレスを設定 |
| TEL／FAX | 請求担当者の電話／FAX番号を入力 |
| メールアドレス Cc/Bcc |
請求QUICKから送信されるメールのCc/BCCに追加するメールアドレスを設定します。
Cc/Bccのメールアドレスは最大15個まで設定できます。
追加の際は青字で表記された［＋Cc/Bccを追加］をクリックして入力欄を追加し、追加するメールアドレスを入力してください。 |
| 所在地 | 請求書に印字される、および郵送代行の送り主になる所在地を設定 |
| 郵便番号 | 郵便番号を（ハイフンなしで）入力し、【検索】をクリックすると、対応する「都道府県」と「市区町村番地」の一部が自動入力されます。 |
| 都道府県／市区町村番地／建物 | 必要に応じて建物名や部屋番号まで、所在地を手入力 |
6. 入力が終わりましたら、管理画面右下の【保存】をクリック。
7. 「マスタを保存しました」と表示されます。
複数人で請求QUICKを利用するための設定は、 これで完了です。
おつかれさまでした！
承認・発行経路を設定して複数人で請求QUICKを利用する
この項では、請求QUICKを複数人で利用する際に、社内の申請フローに合わせて承認・発行経路を設定する方法を解説します。
まずは、ユーザーを追加登録し、各々の部門や役職を設定することで、それに応じた承認・発行経路や承認者を設定できて便利です。
部門を作成する
ユーザーをグループ化する部門を作成します。
1. まず、管理画面右上にある[設定]をクリックします。
2. 次に、左側メニューの［部門］をクリック。
3. 登録されている部門の一覧が表示されます。
4. 部門一覧画面右上の【作成】をクリック。
5. 表示される「部門作成」画面で各項目を設定します。
各項目の詳細は、以下の表を参照してください。
| 設定項目 | 設定内容 |
| 管理No. |
部門ごとの固有番号 ［手動で設定する］をチェックすると手動で入力可能。 |
| 部門名 | 承認・発行経路やユーザー設定画面などで表示される部門名 |
| 部門コード |
部門を識別するための文字列 （部門コードは仕訳データ作成時に出力できるので、会計ソフトに読み込ませる際などに便利です。） |
| 説明 |
請求書には印字されない自社内でのメモ 部門一覧画面の［説明］に表示されます。 |
| 部門ユーザー |
この部門に割り当てるユーザーを選択 ［+部門ユーザーを追加］をクリックして表示されるポップアップメニューから選んでください。 |
6. 管理画面下の【保存】をクリック。
これで、部門の作成が完了です。
役職を作成する
ユーザーを階層化する役職を設定します。
1. まず、管理画面右上にある[設定]をクリックします。
2. 次に、左側メニューの［役職］をクリック。
3. 登録されている役職の一覧が表示されます。
4. 役職一覧画面右上の【作成】をクリック。
5. 表示される「役職作成」画面で各項目を設定します。
各項目の詳細は、以下の表を参照してください。
| 設定項目 | 設定内容 |
| 管理No. |
役職ごとの固有番号 ［手動で設定する］をチェックすると手動で入力可能。 |
| 役職名 | 承認・発行経路やユーザー設定画面などで表示される役職名 |
| 役職コード |
役職を識別するための文字列 （役職コードは仕訳データ作成時に出力できるので、会計ソフトに読み込ませる際などに便利です。） |
| 説明 |
請求書には印字されない自社内でのメモ 役職一覧画面の［説明］に表示されます。 |
| 対象ユーザー |
この役職に割り当てるユーザーを選択 ［+対象ユーザーを追加］をクリックして表示されるポップアップメニューから選んでください。 |
6. 管理画面右下の【保存】をクリック。
これで、役職の作成が完了です。
ユーザーを招待する
請求QUICKを利用するユーザーを登録するには、まず、以下の手順でユーザーを招待してください。
ユーザーがメールアドレスを持っている場合は、メールで招待するとスムーズです。
メールアドレスを持っていないユーザーの招待方法を確認したいときは「自社ユーザーを登録・削除する」を参照してください。
1. まず、管理画面右上にある[設定]をクリックします。
2. 次に、左側メニューの［ユーザー］をクリック。
3. 登録されているユーザーの一覧が表示されたら、画面右上の【作成】をクリックします。
4. 表示される「ユーザー作成」画面で必要事項を記入し、ユーザー登録してください。
・4-1. ［ユーザーID］ …ユーザーごとに異なったIDを登録します。
■ユーザーIDは半角英数10文字までです。ユーザーIDの先頭の固定文字は変更できません。
・4-2. ［メールアドレス］の項目に、登録するユーザーのメールアドレスを入力します。
・4-3. ［名前］と［名前（フリガナ）］は、フルネームを入力します。
5. 入力が完了したら、画面下段の【仮登録】をクリック。
6.［招待メールを送信する］をクリックすると登録したメールアドレス宛にの案内メールが送られます。送信されるメールは、「請求QUICK（セキュリティコード）」と「請求QUICK（ユーザー本登録のご案内）」です。
［招待メールボタンを送信しました］と表示され、登録したメールアドレス宛に2通のメールが再送されます。
ユーザーの基本情報を設定する
ユーザー登録が完了したら、次に、登録したユーザーの基本情報を設定します。
1. まず、管理画面右上にある[設定]をクリックします。
2. 次に、左側メニューの［ユーザー］をクリック。
3. 登録されているユーザーの一覧が表示されたら、基本情報を設定したいユーザーの名前をクリックします。
4. ユーザー詳細画面の基本情報タブ画面が表示されたら、各項目を入力していきます。
5. 各項目の詳細は以下の表を参照してください。
| 設定項目 | 設定内容 |
| 名前 | 請求QUICK内で表示されるユーザーの名前 |
| 名前（フリガナ） | 名前のフリガナ |
| メールアドレス |
ユーザーのメールアドレスを入力 （請求書の承認・発行経路で担当者になった際に送られる通知メールなどの送信先になります。） |
| 部門 | マスタ登録されている部門から、登録するユーザーの部門を選択 |
| 役職 | マスタ登録されている役職から、登録するユーザーの役職を選択 |
| 権限設定 | ユーザーの編集・閲覧権限を設定する |
設定項目：部門 …自社ユーザーの部門を登録・変更・削除する
設定項目：役職 …自社ユーザーの役職を登録・変更・削除する
設定項目：権限設定 …自社ユーザーの権限一覧
6. 入力が完了したら、画面右下の【保存】をクリックします。
［修正内容を保存しました］と表示されて、ユーザー基本情報設定の完了です。
請求担当者情報を設定する
ここでは、請求書に印字される請求担当者情報の設定方法を解説します。
1. まず、管理画面右上にある[設定]をクリックします。
2. 次に、左側メニューの［ユーザー］をクリック。
3. 登録されているユーザーの一覧が表示されたら、請求担当者の情報を設定したいユーザーの名前をクリックします。
4. 表示される「ユーザー詳細」画面上段の［請求担当者］タブをクリックしてください。
5. ［請求担当者］タブ画面に切り替わったら、各項目を入力します。
各項目の詳細は、以下の表を参照してください。
| 設定項目 | 設定内容 |
| 部門 | 請求担当者の部門／役職を入力 |
| 役職 | |
| 名前 | 初期値にはユーザー詳細の［基本情報］タブ画面で設定した［名前］が自動入力されます。印字用の［請求担当者］の名前が登録可能です。 |
| 連絡先 | 請求書を送付するメールの文面に自動挿入される電話番号やFAX番号、メールを送付するためのメールアドレスを設定 |
| TEL／FAX | 請求担当者の電話／FAX番号を入力 |
| メールアドレス Cc/Bcc |
請求QUICKから送信されるメールのCc/BCCに追加するメールアドレスを設定します。
Cc/Bccのメールアドレスは最大15個まで設定できます。
追加の際は青字で表記された［＋Cc/Bccを追加］をクリックして入力欄を追加し、追加するメールアドレスを入力してください。 |
| 所在地 | 請求書に印字される、および郵送代行の送り主になる所在地を設定 |
| 郵便番号 | 郵便番号を（ハイフンなしで）入力し、【検索】をクリックすると、対応する「都道府県」と「市区町村番地」の一部が自動入力されます。 |
| 都道府県／市区町村番地／建物 | 必要に応じて建物名や部屋番号まで、所在地を手入力 |
6. 入力が終わりましたら、管理画面右下の【保存】をクリック。
7. 「マスタを保存しました」と表示されます。
承認・発行経路を設定する
承認・発行経路を部門や役職、ユーザーに応じて柔軟に設定する方法を解説します。
1. まず、管理画面右上にある[設定]クリックします。
2. 次に、左側メニューの［承認・発行経路］をクリック。
3. 登録されている承認・発行経路の一覧が表示されたら、画面右上の【作成】をクリックします。
4. 「承認・発行経路作成」画面が表示されます。
5. 承認・発行経路作成画面の［経路名］に、新たに作成する承認・発行経路の名前を入力。
ここで入力した経路名は、請求書作成画面で選択肢として表示されます。
6. 必要に応じて［説明］の欄に、この承認・発行経路についての説明を入力します。
ここで入力した説明は、承認・発行経路の一覧画面に表示されます。
7. 次に、［経路設定］で承認・発行経路を設定します。
各項目の設定内容は以下の表を参照してください。
| 設定項目 | 設定内容 |
| 請求書作成者が以下の場合 | この承認・発行経路を適用する「請求書作成者」を指定。 ここで指定したユーザーは請求書作成時にこの承認・発行経路を選択できます。 請求書作成者の部門や役職、ユーザー名で設定できます。 |
| 承認ステップ |
［承認ステップを追加］をクリック。部門・役職・ユーザーを選択できるメニューが表示されたら、この承認ステップの「承認者」を指定します。
同じ承認ステップに複数人の承認者がいる場合、いずれかの承認者が承認すれば次の承認ステップに進みます。
|
| 飛越承認を許可する | 前の承認ステップの承認が得られていない請求書に対して、後続ステップの承認者が承認することを許可。 |
| 発行ステップ |
最後の承認ステップで承認された請求書を発行する権限を持つ「発行者」を指定。 |
| 督促ステップ |
期限が過ぎても入金されない際などに、督促メールを送る権限を持つ「督促者」を指定。 |
| 閲覧者 |
この経路を設定した請求書を閲覧できる「閲覧者」を追加します。複数の閲覧者を設定する場合は［＋閲覧者を追加］をクリック。 |
8. 各項目を入力したら、管理画面右下の【保存】をクリック。
【保存】をクリックすると、承認・発行経路の一覧画面に戻ります。
承認・発行経路を設定して複数人で利用するための設定は、 これで完了です。
おつかれさまでした！