承認・発行経路とは作成した請求書を発行するまでの承認フローやその対象者を設定する機能です。この記事では承認・発行経路を設定する前に機能そのものの仕組みと概要についてご案内します。
・承認・発行経路を登録していない場合、すべてのユーザーがすべてのステップの操作をすることが可能であり、「請求書の作成（申請ステップ）」→「請求書の発行（発行ステップ）」で請求書を発行することができます。
・各ステップの操作可能ユーザーを「部門」「役職」「特定のユーザー」で複数指定することができます。
承認・発行経路の概要
請求書の承認・発行経路は請求書を作成し、発行し督促するまでの承認フローやその対象者を指定する機能です。
この機能を利用することで作成された請求書を「承認」し、「発行」「督促」することができるユーザーをそれぞれ指定することができます。
請求書の発行フローと各ステップについて
請求書の発行フローは以下の通りです。
| 請求書の作成（申請ステップ） |
請求書を作成し設定されている次のステップに申請するステップです。作成したユーザーの「部門」「役職」や「特定のユーザー」を指定することで、その後のステップにおける対象者を設定することができます。 請求書を作成したユーザーが承認・発行経路の「請求書の作成（申請ステップ）」で指定された条件外（例：ユーザーの部門・役職が未設定）の場合、初期値として設定されている承認・発行経路が適用されます。
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| 請求書の承認（承認ステップ） |
作成された請求書を承認することで発行のステップに進めるステップです。このステップは任意設定であり、「請求書の承認（承認ステップ）」そのものを設定しないことも可能です。 請求書が「請求書の承認（承認ステップ）」に進んだ際、該当のするユーザーには通知メールが送信されます。通知メールの送信切り替えは、「設定」の「通知」から設定可能です。
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| 請求書の発行（発行ステップ） |
作成・承認された請求書の発行（送信）をおこなうステップです。このステップは必須設定であり、「部門」「役職」や「特定のユーザー」で操作可能ユーザーを指定することが可能です。逆に「すべてのユーザー」にその権限を付与することも可能です。 請求書が「請求書の発行（発行ステップ）」に進んだ際、該当のするユーザーには通知メールが送信されます。通知メールの送信切り替えは、「設定」の「通知」から設定可能です。
※「請求書の承認（承認ステップ）」を設定していない場合、申請後に「請求書の発行（発行ステップ）」への通知メールはありません。 |
| 請求の督促（督促ステップ） | 発行（送信）済み請求書を再度発行（送信）し、督促をおこなうステップです。このステップは必須設定であり、「部門」「役職」や「特定のユーザー」で操作可能ユーザーを指定することが可能です。逆に「すべてのユーザー」にその権限を付与することも可能です。 |
ユーザーの指定方法について
自社ユーザーの部門を登録・変更・削除する
自社ユーザーの役職を登録・変更・削除する
各ステップの操作可能な対象者はそれぞれ「部門」と「役職」もしくは「特定のユーザー」を指定することで設定することができます。
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例1：営業部の社員のみを操作可能な対象としたい場合
「部門」を「営業部」に設定し、「役職」「ユーザー」を「すべてのユーザー」に設定する。 -
例2：部長職の社員のみを操作可能な対象としたい場合
「役職」を「部長」に設定し、「部門」「ユーザー」を「すべてのユーザー」に設定する。 -
例3：特定の社員のみを操作可能な対象としたい場合
「ユーザー」から該当する社員を設定する。
請求書の承認・発行経路の設定例
例1：ひとつの部署内で作成、承認、発行するフローを設定する
[設定したい承認・発行経路の条件]
請求書の作成者：営業部の社員
請求書の承認者：営業部の部長
請求書の発行者：営業部の社員
請求の督促：営業部の社員
1.「請求書の作成（申請ステップ）」で作成者を営業部に指定する。
2.「請求書の承認（承認ステップ）」で承認できる人を「営業部」の「部長」に指定する。
3.「請求書の発行（発行ステップ）」で発行できる人を「営業部」に指定する。
4.「請求の督促（督促）」で督促をできる人を「営業部」に指定し、保存する。
例2：複数の部門や役職の人が承認や発行に関わる承認フローを設定する
[設定したい承認・発行経路の条件]
請求書の作成者：営業部の社員
請求書の一次承認者：経理部の社員 もしくは 営業部の課長
請求書の二次承認者：営業部の部長
請求書の発行者：経理部の社員
請求の督促：経理部の課長 もしくは 営業部の部長
1.「請求書の作成（申請ステップ）」で作成者を営業部に指定する。
2.「請求書の承認（承認ステップ）」で承認できる人を追加し、それぞれ「経理部の社員」と「営業部」の「課長」を指定する。
3.「請求書の承認（承認ステップ）」を追加し、承認者に「営業部」の「部長」を指定する。
4.「請求書の発行（発行ステップ）」で発行できる人を「経理部」に指定する。
5.「請求の督促（督促）」で督促者を追加し、それぞれ「経理部」の「課長」と「営業部」の「部長」を指定し、保存する。
ユーザーの承認・発行経路の初期値を変更する
請求書作成者が複数の承認発行経路に含まれている場合、請求書作成時に指定の承認・発行経路を初期値として表示させることができます。
承認・発行経路設定、ユーザー設定のそれぞれで部門、役職を設定する必要があります。
承認・発行経路設定
「請求書の作成（申請ステップ）」の作成者で部門と役職をそれぞれ設定します。
ユーザー設定
1.画面右上の[歯車]から[ユーザー]を選択し、承認発行経路の初期値を設定したいユーザーを選択してください。
2.登録した部門・役職の下にある[発行経路作成時の初期値にする]を選択し[保存]すると、該当のユーザーの請求書作成時の「承認・発行経路」の初期値として表示されます。