本記事では、請求書の承認作業、および差戻し作業の手順について解説します。
請求書発行まわりの大まかなステップは下記のとおり。
このうち、本記事で説明しているのは［承認］工程の手順です。
［作成］ → ［承認］ → ［発行］ → ［督促］
作成された請求書が承認申請されると、「承認待ち」ステータスになります。
これを受けて［承認］あるいは［差戻し］の操作ができるのは、「承認ステップ」で「承認者」に設定されているユーザーです。
■所属や役職単位で経路を設定すると、人事異動に伴って一人ずつ設定し直す必要がなく、請求書作成時には承認・発行経路が自動的にセットされるため、業務に携わるメンバーに改めて周知せずともワークフローに沿って運用することが可能です。
請求書を1件ずつ承認する
承認申請された請求書を1件ずつ承認するための、2つの手順をご紹介します。
請求書詳細画面から承認する方法と、請求書の一覧画面から手早く承認する方法です。
請求書詳細画面から承認する
ここでご紹介するのは、請求書詳細画面で内容を確認し、1件ずつ承認する方法です。
1. ログイン後の画面で［請求］をクリックして請求書一覧画面を開きます。
2. 左側メニューの［承認待ち］をクリック。
3. 「承認待ち」ステータスの請求書の一覧が表示されたら、これから承認する請求書をクリックします。
4. 表示される請求書詳細画面で請求書の内容を確認したら、画面右上の【承認】をクリックしてください。
5. 承認画面が開いたら、［コメント］欄に申し送り事項などを入力し、右下の【承認】をクリック。
設定されている承認・発行経路に従って、次の承認・発行ステップの担当者にメールが自動送信されます。
これで、詳細画面からの承認手続きは完了です。
おつかれさまでした！
■［コメント］に入力した情報は、次の承認・発行ステップの担当者への自動送信メールに記載されます。ユーザーのメールアドレスの登録は「自社ユーザーの基本情報を編集する」を参照ください。
■承認・発行経路の設定で飛越承認が許可されている場合、後の承認ステップの承認者は前の承認ステップを飛び越して承認できます。承認・発行経路の設定については「請求書の承認・発行経路を登録・変更・削除する」を参照してください。
請求書一覧画面から承認する
請求書詳細画面を開かず、請求書一覧画面で内容を確認して1件ずつ承認します。
複数の請求書を連続して承認する際に便利な方法です。
1. 管理画面上段の［請求］をクリックして請求書一覧画面を開きます。
2. 左側メニューの［承認待ち］をクリック。
3. 承認待ちの請求書一覧画面で、承認する請求書をチェックします。
4. 一覧の上段に青字表記された［確認して承認］をクリック。
5. チェックした請求書のうち、1件目の請求書詳細が表示されます。請求書の内容を確認してください。
6. 画面右上の【承認】をクリックします。
7. 承認画面で［コメント］欄に申し送り事項などを入力し、【承認】をクリックします。
1件目の請求書の承認は、これで完了です。
設定されている承認・発行経路に従って、次の承認・発行ステップの担当者にメールが自動送信されます。
8. 承認画面で［＞］ボタンをクリックすると、2件目の請求書を示す画面が表示されます。
手順6、7の操作を続けておこない、承認申請してください。
一覧画面から承認する手順はこれで完了です。
おつかれさまでした！
複数の請求書を一括して承認する
この項では、複数の請求書を一括して承認する方法をご紹介します。
1件1件の内容を確認せず、請求書一覧画面に表示された情報だけで承認申請する請求書を選ぶ方法です。
1. ログイン後の画面で［請求］をクリックして請求書一覧画面を開きます。
2. 左側メニューの［承認待ち］をクリック。
3. 承認待ち請求書一覧画面で、これから承認する請求書をチェックします。
4. 請求書一覧の上段に青字表記された［承認］をクリックしてください。
5. 承認画面で［コメント］欄に申し送り事項などを入力し、【承認】をクリックします。
設定されている承認・発行経路に従って、次の承認・発行ステップの担当者にメールが自動送信されます。
これで、複数の請求書を一括して承認する手順は完了です。
おつかれさまでした！
請求書を差戻しする
ここでは、請求書の内容に間違いや修正点があった際に、承認申請者に差戻しする方法を解説します。
差戻しされた請求書は、「差戻し」ステータスとなり、「下書き」ステータスと同様に作成者が編集可能な状態になります。
1. ログイン後の画面で［請求］をクリックして請求書一覧画面を開きます。
2. 左側メニューの［承認待ち］をクリック。
3. 承認待ち請求書一覧画面で、内容を確認する請求書をクリックします。
4. 請求書詳細画面が表示されたら、請求書の内容を確認し、間違いなどがあった場合は画面右上の［差戻し］ボタンをクリック。
5. 差戻し画面が表示されます。画面右下の【差戻し】をクリックしてください。
6. 「承認依頼の差戻しを行い、ステータスを下書きに戻しました。」と表示されたら、青字表記された［OK］をクリック。
これで、請求書が作成者に差戻しされて、差戻しされた請求書の作成者にはメールが自動送信されます。
おつかれさまでした！