この記事では、発行する請求書への承認を取消しする方法をご紹介します。
請求QUICKにおいて請求書を発行するフローは、以下のとおり大きくわけて3段階です。
- 請求書を作成 … 手入力やCSVアップロード機能を使って請求書を作成。
- 請求書を承認 … 所属や役職、請求担当者ごとに承認・発行経路を設定。
- 請求書を発行 … 取引先にあわせた方法で請求書発行・送付。
このうち、「承認」のフローは、請求書発行部署や経理部などの承認者を各ステップで自由に追加できるので、自社の状況に応じて承認・発行経路を設定しましょう。
最終承認者が承認した請求書は、発行前であれば最終承認者によって承認を取消しできます。
■承認取消しは、1件ずつ請求書を開いて操作する必要があります。
■承認を取消された請求書は、「承認待ち」ステータスに戻されます。
■承認を取消された請求書は、「承認待ち」ステータスに戻されます。
1. ログイン後の画面で[請求]をクリックし、請求書一覧画面の左側メニューにある［発行待ち］をクリック。
すでに最終承認を受けて「発行待ち」になっている請求書の一覧が表示されます。
2. 最終承認を取消したい請求書をクリック。
3. 請求書詳細画面が表示されます。
請求書詳細画面の右上にある［承認取消し］ボタンをクリック。
4. 承認取消し画面が表示されるので、［コメント］に承認を取り消す理由や申請者への申し送り事項を入力し、画面右下の［承認取消し］ボタンをクリックします。
5. 「承認を取消しました。」というメッセージが表示され、請求書のステータスが「承認待ち」になります。
6. 無事に「承認待ち」になると、承認発行経路の申請者に最終承認を取り消した旨のメールが送られます。
［コメント］で入力した内容は、申請者に送信されるメール本文に自動挿入されるとともに、請求書詳細画面の［履歴］タブに表示されます。