請求書の承認・発行経路を登録・変更・削除する – 請求QUICK [発行]｜使い方 TOP

この記事では、請求書の承認・発行経路を登録・変更・削除する方法を解説します。

請求QUICKで作成した請求書を発行するにあたり、承認・発行経路で社内の承認経路を設定することができます。
承認・発行経路を設定することで、ユーザーや部門ごとに請求書の閲覧・各種操作に制限をかけることが可能です。
承認・発行経路は、部門や役職、ユーザーに応じて柔軟に設定できます。
また、この設定は「オーナー」と権限が付与された「管理者」のみ操作可能です。

承認ステップを利用しない場合には設定不要です。設定しない場合、請求書の申請をした時点で発行待ちの状態となります。

請求書の承認依頼が届くと、承認ステップに登録されているユーザーに通知メールが送信されます。また、承認された際に、作成者にも通知メールが送信されます。
このメール通知の初期設定はオフになっています。
通知メールの設定を変更したい場合は[設定]の[通知]から[請求]を選択し、設定を変更してください。
設定＞通知設定.png

請求書の承認・発行経路を登録・変更する

登録手順
変更手順

請求書の承認・発行経路を削除・使用不可にする

請求書の承認・発行経路を登録・変更する

請求書作成時に選択できる承認・発行経路の設定を登録、変更できるのは、「オーナー」と権限を付与された「管理者」のみです。

登録手順

1. まず、管理画面右上の[設定]をクリックし、左側メニューの［承認・発行経路］を選択します。（[アカウント]選択後に右側に表示される[承認・発行経路]をクリックでも大丈夫です。）承認・発行経路の一覧画面が表示されたら、画面右上の【作成】をクリック。
スクリーンショット

2. 承認・発行経路作成画面で、管理No.を設定します。
設定方法は、手動と自動の二通りです。
（請求書の作成画面では承認・発行経路の管理No.が若い順に表示されます。）

手動で設定する場合 … ［手動で設定する］をチェックし、承認・発行経路ごとに重複しない番号を「管理No.」に入力します。
自動で設定する場合 … ［手動で設定する］のチェックを外すと、請求QUICKが自動付番します。

3. 必要項目を入力していきます。

経路名

作成したい承認・発行経路の名前を入力

ここに入力した経路名は、請求書作成画面で選択肢として表示されます。

説明

この承認・発行経路についての説明を必要に応じて入力

ここに入力した説明は、承認・発行経路の一覧画面に表示されます。

経路設定

承認・発行経路を入力

承認・発行経路の詳細な設定をします。

承認・発行経路を登録する前に、「部門」や「役職」の設定を済ませておくとスムーズです。
自社ユーザーの部門を登録・変更・削除する
自社ユーザーの役職を登録・変更・削除する

各項目の設定内容は以下の表を参照してください。

設定項目	設定内容
請求書作成者が以下の場合	この承認・発行経路を適用する「請求書作成者」を指定。ここで指定したユーザーは請求書作成時にこの承認・発行経路を選択できます。請求書作成者の部門や役職、ユーザー名で設定できます。
承認ステップ	［承認ステップを追加］をクリック。部門・役職・ユーザーが選択できるメニューが表示されたら、この承認ステップの「承認者」を指定します。同じ承認ステップで複数の承認者を設定したいとき …「+承認者を追加」をクリック。多段階の承認ステップを設定したいとき …［承認ステップを追加］をクリック。同じ承認ステップに複数人の承認者がいる場合、いずれかの承認者が承認すれば次の承認ステップに進みます。
飛越承認を許可する	前の承認ステップの承認が得られていない請求書に対して、後続ステップの承認者が承認することを許可。
発行ステップ	最後の承認ステップで承認された請求書を発行する権限を持つ「発行者」を指定。作成者や承認者と同様に部門・役職・ユーザーから選択できます。複数の「発行者」を設定する場合は［+発行者を追加］をクリック。
督促ステップ	期限が過ぎても入金されない際などに、督促メールを送る権限を持つ「督促者」を指定。作成者や承認者と同様に部門・役職・ユーザーから選択できます。複数の「督促者」を設定する場合は［+督促者を追加］をクリック。
閲覧者	この経路を設定した請求書を閲覧できる「閲覧者」を追加します。複数の閲覧者を設定する場合は［＋閲覧者を追加］をクリック。

※上記の表内に関する詳細は以下をご確認ください。
設定項目：承認ステップ … 請求書を承認する・差戻しする
設定項目：発行ステップ …請求書を発行・再発行する
設定項目：督促ステップ … 未入金を督促する

4. 各項目を入力したら、管理画面左下の【保存】をクリック。

これで、請求書発行時の承認・発行経路が登録完了です。
おつかれさまでした！

変更手順

承認・発行経路のデータは登録後に変更できるので、人事異動や組織変更があったときなどは内容を都度アップデートしておきましょう。

承認・発行経路を変更しても、申請済みの請求書の承認・発行経路は更新されません。

1. まず、管理画面右上の[設定]をクリックし、左側メニューの［承認・発行経路］を選択します。（[アカウント]選択後に右側に表示される[承認・発行経路]をクリックでも大丈夫です。）承認・発行経路の一覧画面が表示されたら、内容を変更したい承認・発行経路の［経路名］をクリック。
スクリーンショット

2. 承認・発行経路の詳細画面が表示されたら変更したい項目を設定。

3.該当の承認発行経路に閲覧のみの権限を付与したい場合は、[+閲覧者を追加]をクリックし登録したい項目を設定。

■申請後に承認経路マスタに閲覧者を追加すると閲覧が可能になります。
■申請後に承認経路マスタから閲覧者を削除すると閲覧が不可になります。

4.入力が完了したら管理画面左下の【保存】をクリックしてください。

承認・発行経路一覧画面に戻ります。
これで、承認・発行経路の変更が完了です。
おつかれさまでした！

請求書の承認・発行経路を削除・使用不可にする

登録済みの承認・発行経路を削除・使用不可にしたいときは、以下の手順でおこなってください。詳細画面で内容を確認してから設定する方法と、一覧画面から設定する方法があります。
使わなくなった承認・発行経路は、ワークフローを明確化しておくためにも都度削除しておくのがおすすめです。

過去の請求書も含めていずれかの請求書に紐づけられている承認・発行経路は、使わなくなっても削除できないので、その場合は使用不可の設定をしてください。

削除の設定をすると、請求QUICKからデータが完全に削除されるので、後から復活させることはできません。一時的に使用不可にしたい承認・発行経路は、削除ではなく使用不可の設定をしてください。

1. まず、管理画面右上の[設定]をクリックし、左側メニューの［承認・発行経路］を選択します。（[アカウント]選択後に右側に表示される[承認・発行経路]をクリックでも大丈夫です。）すると「承認・発行経路」一覧が表示されますので、削除したい承認・発行経路の［経路名］をクリックしてください。（内容を確認せずに処理したい場合は「工程3」へ進んでください。）
スクリーンショット

2. 選択した承認・発行経路の詳細画面が表示されたら、画面最下段までスクロールアップして以下の対応をおこなってください。
・使用不可にする場合
［使用不可にする］にチェックし（解除の場合はチェックを外す）、【保存】をクリックします。