請求書作成・発行に関する項目を事前に設定する

請求書に繰り返し入力する自社情報や取引先などは、あらかじめ請求QUICKに登録できます。自社情報や取引先をマスタ登録しておくと、請求書作成がよりスムーズに行え、入力ミスも防げます。この記事では、請求書の作成から発行までの機能をご利用されるユーザーが登録しておくと便利な項目の設定について解説します。

• 自社の基本情報を登録する
• 取引先のデータを登録する
• 取引先担当者を登録する
• 内訳を登録する
• 口座を登録する

自社の基本情報を登録する

はじめに自社の情報を登録します。

1.画面右上の歯車アイコンをクリックし、左側の［自社情報］をクリックします。
自社情報の設定画面が表示されます。

2.自社の基本情報を入力します。
各項目の詳細は、以下の表を参照してください。

3.画面右下の［保存］ボタンをクリックします。
「修正内容を保存しました」と表示され、設定した内容が登録されます。

取引先のデータを登録する

請求書に印字される取引先を登録します。取引先をあらかじめ請求QUICKに登録しておくと、請求書作成の際に取引先名を選択するだけでデータが自動入力されるようになります。

1.画面右上の歯車アイコンをクリックし、左側の［取引先］をクリックします。
取引先の一覧画面が表示されます。

2.取引先の一覧画面右上の［作成］ボタンをクリックします。
取引先作成画面が表示されます。
取引先の基本情報を入力します。
請求書作成・発行にかかわる項目は以下の表を参照してください。

3.画面右下の［保存］ボタンをクリックします。
「修正内容を保存しました」と表示され、取引先のデータが登録されます。

取引先担当者を登録する

取引先担当者の情報をあらかじめ請求QUICKに登録しておくと、請求書作成の際に取引先担当者を選択するだけでデータが自動入力されます。請求書作成の際に取引先担当者を指定すると、請求書に印字される電話番号や所在地が取引先の基本情報から取引先担当者の情報に上書きされます。

1.画面右上の歯車アイコンをクリックし、左側の［取引先］をクリックします。
取引先の一覧画面が表示されます。

2.取引先担当者のデータを登録したい取引先をクリックします。
取引先の詳細画面が表示されます。

3.画面上段の［取引先担当者］タブをクリックします。
取引先担当者画面が表示されます。

4.［＋取引先担当者を追加］をクリックします。
取引先担当者作成画面が表示されます。

5.取引先担当者作成画面の各項目を入力します。
各項目の詳細は以下の表を参照してください。

6.画面右下の［保存］ボタンをクリックします。
取引先担当者のデータが登録され、［取引先担当者］タブに戻ります。

内訳を登録する

内訳は請求書作成時に明細として登録できます。
単価や数量や金額のほか、消費税の計算方法も設定できます。登録した内訳は、請求書作成の際に明細情報として選択できるようになります。
自社の製品やサービス名を内訳として設定しておけば、請求書作成がよりスムーズに行え、入力ミスも防げます。

1.画面右上の歯車アイコンをクリックし、左側の［内訳］をクリックします。
内訳の一覧画面が表示されます。

2.画面右上の［作成］ボタンをクリックします。
内訳作成画面が表示されます。
各項目を入力します。
請求書作成・発行に関する入力項目については以下の表を参照してください。

3.画面右下の「保存」ボタンをクリックします。
設定した内訳が登録され内訳一覧画面に戻ります。

口座を登録する

口座の登録には「自動口座登録」「手動口座登録」の2つの方法があります。どちらの方法で登録した口座でも、請求書作成の際に振込先としてメニューから選択できるようになります。
この記事では「手動口座登録」の方法をご案内します。

1.画面右上の歯車アイコンをクリックし、左側の［口座］をクリックします。
請求QUICKに登録されている口座の一覧画面が表示されます。

2.右上の［自動口座登録］ボタンの隣の［∨］をクリックし、メニューの［手動口座登録］を選択します。

3.口座登録画面が表示されます。
必要な項目を入力します。
請求書作成・発行にかかわる項目は以下の表を参照してください。

4.画面下段の［登録］ボタンをクリックします。
口座が登録され、口座の詳細画面が表示されます。

以上で請求書作成・発行に関する項目の事前設定は完了です。
このほかにも、請求QUICKでは請求書のフォーマットや消費税額の計算方法などの設定や、請求書の送付や入金の督促など取引先に送信するメール内容の編集などもおこなえます。