この記事では、請求書を「郵送代行」で発行する方法と、「郵送代行」をキャンセル方法について解説します。
■1通ごとに285円(税抜)の料金が発生します。
■郵送代行を選択した場合、[発行]してから30分まではキャンセルが可能です。
請求書の郵送代行について
郵送代行の種類 |
メール送付(PDF添付)+郵送代行 |
郵送のタイミング | 18:30までに請求書を発行 … 翌営業日に印刷・発送 18:30を過ぎて請求書を発行 … 翌々営業日に印刷・発送 ※日曜祝日は印刷・発送作業はおこなわれません。 |
郵送される地点 |
配送元 … 日本郵政株式会社 |
オプション料金の請求タイミング |
当月締め翌月払い |
郵送先の住所 |
発送先 … 取引先の請求書情報設定の基本情報に登録されている「所在地」 |
郵送の際に使う封筒のイメージ
郵送代行オプションで封筒に押されるスタンプは3種類から選べます。
- 「請求書在中」
- 「重要書類在中」
- 「なし」
設定した内容は、自社情報の請求書設定タブ画面のプレビューで確認してください。
また、請求書が6ページ以上のときはA4版での郵送となります。
≪封筒イメージ|三つ折り≫
≪封筒イメージ|A4版≫
郵送代行が失敗したときの対応方法
送付先住所が間違っているなどの理由で郵送代行が失敗すると、以下のようになります。
- ステータスが「発行済みエラー」になっている。
- 請求書一覧画面で、該当の請求書に郵送代行失敗の「エラーマーク」が表示されている。
また、郵送代行ステータスは「郵送失敗」「郵送不達」いずれかのステータスとなります。
それぞれのステータスに応じてご対応ください。
請求書 ステータス |
郵送代行 ステータス |
原因 | 対応方法 |
発行済みエラー | 郵送失敗 | 「住所の登録がない」「印字されていない」など、請求書不備で郵送代行会社にデータが連携されていない状態。 | 請求書詳細の[履歴]にある失敗理由を確認し、PDFファイルダウンロードで請求書を再発行するか、請求書を修正して再作成してください。 |
郵送不達 | 住所の間違いなどの宛先不明で、請求書が指定された住所に配達できなかった状態。 | 住所を確認、修正し、請求書の再作成をおこなってください。 |
郵送代行をキャンセルする方法
発行方法を「郵送代行」に設定した請求書を発行すると、郵送代行業者に依頼が送信されて、請求書のステータスは[発行済み]に変更されます。 ただし、発行から30分以内であればキャンセルが可能です。
■郵送代行を取消後に、ほかの発行方法(リンク付きメールでの発行など)で再発行(郵送代行含む)いただくことも可能です。
1. まず、管理画面上段の[請求]をクリックしてから、請求書一覧画面の左側メニューで[発行済み]を選択してください。「発行済み」の請求書が表示されたら、郵送代行をキャンセルしたい請求書の行をクリックして請求書詳細画面に切り替えます。
2. 表示された請求書詳細画面で請求書の内容を確認できたら、画面上段の[郵送取消し]ボタンをクリックしてください。
3. 「郵送代行依頼を取り消しました。」と表示されたら、[OK]をクリックします。
これで、郵送代行のキャンセルが完了です。
おつかれさまでした!