請求QUICKでは、請求書をメールや郵送代行で発行する場合に指定した日時に自動で発行・送付することができます。
自動発行予約を活用すれば、請求書の発行漏れを防ぐことができます。
この記事では、請求書の自動発行予約についてご案内いたします。
■請求書作成時に請求日と発行時刻を設定でき、指定した日時に自動で発行・送付することができます。
■ステータスが「発行待ち」の請求書が請求日に自動で発行・送付されます。
■メール送付か郵送代行が含まれる発行方法の請求書で使用できます。
■請求書作成予約で請求書を作成する場合も使用できます。
■自動発行予約使用して、取引先名が同一、かつ発行方法が「メール送付(URLリンク)」かつ、メールの宛先がすべて同じ複数の請求書を発行する場合、1通のメールでまとめて発行されます。(最大10件)
■ステータスが「発行待ち」の請求書が請求日に自動で発行・送付されます。
■メール送付か郵送代行が含まれる発行方法の請求書で使用できます。
■請求書作成予約で請求書を作成する場合も使用できます。
■自動発行予約使用して、取引先名が同一、かつ発行方法が「メール送付(URLリンク)」かつ、メールの宛先がすべて同じ複数の請求書を発行する場合、1通のメールでまとめて発行されます。(最大10件)
自動発行予約が設定できる請求書の発行方法
自動発行予約は以下の発行方法の請求書の場合に使用できます。
■メール送付(PDF添付)
■メール送付(URLリンク)
■メール送付(PDF添付)+郵送代行
■メール送付(URLリンク)+郵送代行
■郵送代行
発行方法がPDFダウンロードの場合は使用できません。
以下の条件に当てはまる場合、複数の請求書を1通のメールでまとめて発行されます。(最大10件)
■条件
・取引先名または取引先マスタが同じが同一の請求書
・発行方法が「メール送付(URLリンク)」
・メールの宛先がすべて同じ(To,Cc,Bccの全てのメールアドレスが一致)
・請求日、自動発行予約の発行予定時刻が同じ
■まとめて発行をしない場合
発行方法を「メール送付(PDF添付)」に変更するか、請求日または自動発行予約の発行予定時刻を別の日時に変更してください。
■条件
・取引先名または取引先マスタが同じが同一の請求書
・発行方法が「メール送付(URLリンク)」
・メールの宛先がすべて同じ(To,Cc,Bccの全てのメールアドレスが一致)
・請求日、自動発行予約の発行予定時刻が同じ
■まとめて発行をしない場合
発行方法を「メール送付(PDF添付)」に変更するか、請求日または自動発行予約の発行予定時刻を別の日時に変更してください。
自動発行されるタイミングについて
請求書作成時に設定した「請求日」の「予定時刻」に自動で発行・送付されます。
自動発行される請求書のステータスについて
「発行待ち」ステータスの請求書が対象です。
・設定した請求日までに、請求書のステータスを「発行待ち」にしてください。
「発行待ち」のステータスになっていないと、請求日に発行・送付されません。
・請求書作成予約で予約作成した場合も、請求日までにステータスを「発行待ち」にしてください。
「発行待ち」のステータスになっていないと、請求日に発行・送付されません。
・請求書作成予約で予約作成した場合も、請求日までにステータスを「発行待ち」にしてください。
自動発行予約の設定方法
・請求書を新規作成する場合
請求書作成画面の「発行方法」で設定します。
「発行方法」でメール送付か郵送代行が含まれる発行方法を選択します。
[請求日に自動発行]にチェックをし、予定時刻を選択します。
・請求書作成予約で作成する場合
予約作成の「作成スケジュールの設定」と「発行方法」で設定します。
作成スケジュールの設定で「周期(請求日)」と「作成日」をそれぞれ設定します。
発行方法でメール送付か郵送代行が含まれる発行方法を選択します。
[請求日に自動発行]にチェックをし、予定時刻を選択します。
予約スケジュールの設定で「指定した請求日」に対して「指定した日数前」に自動で下書きが作成されます。
その作成された請求書の請求日までにステータスを「発行待ち」にしてください。
その作成された請求書の請求日までにステータスを「発行待ち」にしてください。
・請求書一覧画面から設定する場合
請求書一覧画面から設定します。
自動発行予約したい請求書を選択し、[発行予約]をクリックします。
発行予定時刻を選択します。
・ステータスが「下書き」「差戻し」「承認待ち」「発行待ち」の請求書が対象です。
・複数の請求書を一括で発行予約することが可能です。
・発行予定時刻が違う場合は、1通ずつ設定してください。
・複数の請求書を一括で発行予約することが可能です。
・発行予定時刻が違う場合は、1通ずつ設定してください。
自動発行予約の取り消し方法
請求書一覧画面から自動発行予約を取り消すことができます。
自動発行予約を解除したい請求書を選択し、[発行予約]をクリックします。
取り消しについてメッセージが表示されるので、[OK]をクリックすると取り消しされます。
・ステータスが「下書き」「差戻し」「承認待ち」「発行待ち」の請求書が対象です。
・複数の請求書を一括で自動発行予約を取り消すことが可能です。
・複数の請求書を一括で自動発行予約を取り消すことが可能です。