最終承認者が承認した請求書は「発行待ち」状態になります。請求書の承認・発行経路で発行者に指定されているユーザーは「発行待ち」状態の請求書を発行できます。請求書の内容を1件1件確認しながら発行する方法と、複数の請求書を一括して発行する方法があります。
発行方法には6種類あり、請求書を作成したときに設定しますが発行するのときに変更することも可能です。

請求書は毎月50枚まで無料で発行できます。51枚目以降は1枚ごとに30円(税抜)の料金が発生します。

 

請求書の発行方法

請求QUICKの請求書発行方法は以下の6種類があります。

  • PDFダウンロード
    請求書を発行するとPDFファイルがダウンロードされます。
    請求書を印刷して送付する場合などにご利用ください。
  • メール送付(PDF添付)
    請求書を発行すると取引先と取引先担当者のメールアドレスに、請求書のPDFファイルが添付されたメールが送信されます。
  • メール送付(URLリンク)
    請求書を発行する取引先と取引先担当者のメールアドレスに請求書のダウンロードするためのURLが送信されます。
    メールを受信した取引先はメール内のリンク先のURLから請求書のPDFファイルをダウンロードできます。
    クレジットカード請求機能を有効にしている場合は「メール送付(URLリンク)」での発行になります。
    この場合は、請求先の取引先は銀行振込かクレジットカード決済のいずれかを選択できます。
  • 郵送代行
    請求書を発行すると、郵送代行業者から取引先や取引先担当者の所在地に紙の請求書が郵送されます。
    取引先と取引先担当者で別の所在地を設定している場合は、取引先担当者の所在地に請求書が郵送されます。
    郵送代行サービスは1通ごとに200円(税抜)の料金が発生します。
  • メール送付(PDF添付)+郵送代行
    PDFファイル付きメールと郵送代行の両方で請求書を発行します。
    請求書を発行すると、取引先と取引先担当者のメールアドレスにPDFファイル付きメールが送信され、郵送代行業者から紙の請求書も送付されます。
  • メール送付(URLリンク)+郵送代行
    PDFファイル付きメールと郵送代行の両方で請求書を発行します。
    請求書を発行すると、取引先と取引先担当者のメールアドレスにPDFファイル付きメールが送信され、郵送代行業者から紙の請求書も送付されます。
    クレジットカード請求機能を有効にしている場合は「メール送付(URLリンク)+郵送代行」での発行になります。
    請求先の取引先は銀行振込かクレジットカード決済のいずれかを選択できます。

請求書の内容を確認して発行する

請求書の内容を1件1件確認しながら発行します。

1.画面上段の[請求]をクリックします。
請求書一覧画面が表示されます。_____________.png

2.左側の[発行待ち]をクリックします。
「発行待ち」請求書の一覧画面が表示されます。C-2-2-2_2_01_____________.png

3.発行待ち請求書の一覧画面で、発行する請求書をクリックします。________________________.png

4.選択した請求書の詳細画面で、請求書の内容を確認します。
請求書詳細画面の右上の[発行(○○○)]ボタンをクリックします。
[発行]ボタンは、請求書に設定された発行方法に応じて、以下のいずれかが表示されます。
C-2-2-2_2_03____________________________.png

[発行(○○○)]ボタン  ボタンクリック後の画面表示と操作
発行(PDFダウンロード) 「請求書を発行します。よろしいですか?」とのメッセージが表示されます。[OK]ボタンをクリックすると、請求書PDFがダウンロードされます。
発行(PDFファイル付きメール) メール文面を確認する画面が表示されます。[発行]ボタンをクリックすると、メールが送信されます。
発行(リンク付きメール) メール文面を確認する画面が表示されます。[発行]ボタンをクリックすると、メールが送信されます。
発行(郵送代行) 「郵送代行で発行します。よろしいですか?」とのメッセージが表示されます。[OK]ボタンをクリックすると、郵送代行業者に郵送代行依頼が送信されます。
発行(PDFファイル付きメール+郵送代行) メール文面を確認する画面が表示されます。[発行]ボタンをクリックすると、取引先にメールが送信されるとともに、郵送代行業者に郵送代行依頼が送信されます。
発行(リンク付きメール+郵送代行) メール文面を確認する画面が表示されます。[発行]ボタンをクリックすると、取引先にメールが送信されるとともに、郵送代行業者に郵送代行依頼が送信されます。
請求書を作成したときに設定されている発行方法は、 [発行]ボタンの[∨]をクリックして変更することが可能です。
承認依頼中の請求書を再度編集したい場合、請求書詳細画面右上の[最終承認者へ連絡]ボタンをクリックして最終承認者に連絡し必要に応じて承認を取り下げて差し戻すことができます。

複数の請求書を一括して発行する

複数の発行待ち請求書を一括して発行します。

1.画面上段の[請求]をクリックします。
請求書一覧画面が表示されます。_____________.png

2.左側の[発行待ち]をクリックします。
「発行待ち」請求書の一覧画面が表示されます。C-2-2-2_2_01_____________.png

3.発行待ち請求書の一覧画面の中の発行したい請求書にチェックをします。C-2-2-2_2_08_______________________.png

4.画面上段の「発行」をクリックします。
C-2-2-2_2_09_________________________.png

一括発行する中に、[PDFダウンロード]の発行方法を設定している請求書が含まれている場合は、一括発行ができません。[PDFダウンロード]以外の請求書のみにチェックをしてください。

5.表示される確認のメッセージの[OK]ボタンをクリックします。
C-2-2-2_2_10______2______________________OK______.png

6.[OK]をクリックすると別画面で請求書の発行進捗状況が確認できる画面が表示されます。
選択したすべての請求書が発行済みになったら、[閉じる]をクリックします。
それぞれの請求書に設定された発行方法で、請求書が発行されます。 ____.png

発行した請求書の発行状況を確認する

「発行済み」ステータスの請求書は、発行状況を確認することができます。

1.画面上段の[請求]をクリックします。
請求書一覧画面が表示されます。_____________.png

2.画面左側の[発行済み]をクリックします。
「発行済み」ステータスの請求書が表示されます。__________________.png

3.発行状況を確認したい請求書をクリックします。
請求書詳細画面が表示されます。
請求書詳細画面のプレビュータブ画面上段に、メールと郵送代行の発行状況が表示されています。
それぞれの詳細は以下の表を参照してください。

発行方法  画面上段の表示 発行状況
メール  メール送信中 送信処理を行なっています。
メール送信済み 送信処理が完了しました。
メール開封済み 取引先がリンク付きメールのリンクをクリック済みです。
マウスオーバーすると日時を表示します。
メール送信失敗 アドレス間違い、システム障害などで失敗しました。
郵送代行 郵送受付 発行後、郵送代行業者が受付けるまでの間、表示されます。
郵送取消 郵送代行を取り消し済みです。
郵送依頼済み 郵送代行業者が受付ました。以降取り消しできません。
郵送発送済み 郵送代行業者から発行済みです。
郵送完了 取引先が受け取り済みです。
郵送失敗 システムエラーなどで郵送代行業者が受付を失敗した場合に表示されます。
郵送不達 住所間違いなどで郵送が不達だった場合に表示されます。


PDFファイル付きメールはメールの送信状況のみ確認できます。
[メール]タブをクリックしてメールタブ画面に切り替え、画面上段の[送信履歴]ボタンをクリックするとメールの送信履歴が表示されます。
C-2-2-2_2_11__________________________________.png

この記事は役に立ちましたか?
2人中0人がこの記事が役に立ったと言っています